Витрати на алкоголь під час конференцій: особливості та ризики

Витрати на пиво для конференції можуть бути відображені у бухгалтерському обліку, однак існують суттєві ризики щодо ПДВ - при влкюченні податковог кредиту, та може постати питання оподаткування ПДФО і військовим збором як додаткового блага.

У бухгалтерському обліку витрати визнаються за наявності первинного документа, що відповідає вимогам ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/go/996-14. Якщо акт містить лише загальну формулювання «обслуговування напоями» без конкретизації, це підвищує ризик невизнання витрат через відсутність достатнього змісту господарської операції. Доцільно мати наказ про проведення конференції, програму заходу, кошторис, договір з підрядником.

У бухгалтерському обліку такі витрати можуть бути віднесені:
Відображення витрат на проведення конференції – Дт 92 або 93 – Кт 631 (685).
Оплата постачальнику – Дт 631 (685) – Кт 311.

Щодо ПДВ. Об’єкт оподаткування визначено п. 185.1 ст. 185 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17. Податковий кредит формується за п. 198.3 ст. 198 ПКУ за умови використання придбаних товарів у господарській діяльності. Якщо оформлюється як предстаницький захід, то теоретично можнга спробувати обгрнутувати "господарске призначення "таких витрат, але це буде досить складно. Тому, длоцільніше не включати податковий кредит , навіть якщо придбано із ПДВ, та визнати такі витрати негосоподарськими.

Щодо ПДФО і військового збору. Відповідно до пп. 164.2.17 ст. 164 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17 дохід у вигляді додаткового блага включається до оподатковуваного доходу фізичної особи. Якщо є можливість ідентифікувати осіб та визначити суму доходу, виникає обов’язок утримання ПДФО 18% (п. 167.1 ст. 167 ПКУ) та військового збору 5% (п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ), із застосуванням натурального коефіцієнта відповідно до п. 164.5 ст. 164 ПКУ. Тому, щоб уникнути пробелми персоніфікаціїї витрат, доцільно скласти первинні документи- наказ, програму, обгрутнування, які б визначили призначення цьог заходу (у чстині частування тзокрема пивом) зщаходом, спрямованим на рекламні, маркетнигові цілі, та уникати персоніфікаціїї осіб.

Щодо акцизу проблем не виникає:

Окремо слід врахувати вимоги Закону України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового… та пального» від 18.06.2024 № 3817-IX https://zakon.rada.gov.ua/go/3817-20: якщо алкоголь не продається окремо і не здійснюється його реалізація, ліцензія на роздрібну торгівлю не потрібна

З огляду на ризики, доцільно:
— оформити фуршет або обід або пригощання як корпоратиний захід з рекламною , маркетинговою спрямованістю - заначити це в програмі заходу, наказі, кошторисі.
— отримати акт на комплексну послугу без виділення алкоголю окремим рядком;
— або не формувати податковий кредит з ПДВ за цією частиною витрат. Для цьог доцільно скласти бухдовідку та визначити ці витрати, які не відносяться напряму до господарських витрат та не включати ПН до кредиту.
— виключити можливість персоніфікації доходу фізичних осіб при споживанні їжи та нопоїв під час фуршету - в наказі, програмі акциї не вказувати точну кількість порцій та порядок пригощання, який включав би персоніфікацію гостей.

Раді допомогти, звертайтесь ще!