Аванс на відрядження: витрати, документи та терміни списання коштів

Добрий день. Видали аванс на закордонне відрядження у гривні працівникам для участі у конвенції, яка відбудеться у червні.
У поточному місяці необхідно сплатити бронювання за участь у цій конвенції у валюті. У квітні необхідно сплатити кошти за бронювання готелю у валюті. Виданий аванс знаходиться на передплатному рахунку. Чи можливо списати на витрати кошти, сплачені за участь у конвенції чи необхідно очікувати, коли відбудеться саме відрядження і в тому місяці списати на витрати? Які документи необхідно надати працівнику?

ОК

Ольга, консультант

експерт

15.02.2026 | 23:06

Очікує відповідь

Списати витрати можна тільки після повернення працівників з відрядження.

Згідно з правилами бухгалтерського обліку, витрати на відрядження (включаючи реєстраційні внески за участь у заходах та проживання) визнаються на дату затвердження авансового звіту керівником підприємства. До цього моменту всі перераховані кошти (оплата участі у заході, бронь готелю) обліковуються як дебіторська заборгованість (аванси видані).

Пунктом 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 визначено, що здійснені у відрядженні витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Для підтвердження витрат та їх зв'язку з господарською діяльністю працівник після повернення має надати транспортні квитки, готельний рахунок, що підтверджує факт проживання в готелі, документи від організаторів заходу, розрахункові документи, що підтведжують вартість витрат у відрядженні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!