Застосування КЕП при підписанні документів після зміни керівника

Електронний документ має бути підписаний КЕПом того керівника, який мав повноваження на дату його складання, тобто попереднього директора.

У разі зміни керівника ТОВ з 10 лютого 2026 року електронні документи, дата складання яких припадає на період до цієї дати (тобто на час виконання повноважень попереднім директором), повинні бути підписані кваліфікованим електронним підписом саме попереднього керівника.

Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29, електронний документ набуває статусу оригіналу після накладення електронного підпису автора. Саме підпис завершує створення електронного документа та підтверджує його справжність і цілісність.

Крім того, згідно із Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» №2155-VIII https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n249, кваліфікований електронний підпис прирівнюється до власноручного підпису та має юридичну силу лише за умови відповідності особи-підписанта її повноваженням.

Якщо документ датований періодом, коли повноваження належали попередньому директору, підписання його КЕПом нового керівника (після 10 лютого 2026 року) може створити ризики щодо достовірності документа та відповідності його реквізитів фактичним обставинам. Така невідповідність може бути підставою для сумнівів у юридичній чинності документа.

Отже, для мінімізації правових ризиків електронні документи, складені в період повноважень попереднього керівника, мають підписуватися його КЕПом. Якщо з об’єктивних причин це неможливо, доцільно оформити документ повторно з актуальною датою або отримати індивідуальне роз’яснення Міністерства фінансів України.

Раді допомогти, звертайтесь ще!