Обмеження використання корпоративної картки та документи для витрат

Корпоративна картка може використовуватися лише для господарських потреб підприємства, а однієї банківської виписки для списання витрат недостатньо — потрібні первинні документи (чеки, акти, накладні), що підтверджують зміст операції.

Використання корпоративних платіжних інструментів регулюється Положенням про здійснення операцій з використанням електронних платіжних засобів, затвердженим постановою НБУ від 29.07.2022 № 164. Відповідно до п. 22 цього Положення кошти за корпоративною карткою можуть використовуватися виключно для здійснення господарської діяльності підприємства. Заборонено застосовувати корпоративну картку для виплати заробітної плати та інших соціальних виплат (п. 106 Положення № 164).

Картка є персоналізованою, тому користуватися нею має лише працівник, на ім’я якого вона оформлена. Передача картки іншій особі може призвести до визнання використаних коштів додатковим благом такого працівника з оподаткуванням ПДФО та військовим збором (пп. 164.2.17, пп. 170.9.1 Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI). Ставка військового збору з 01.01.2025 становить 5% (Закон України від 25.07.2024 № 3619-ІХ).

Щодо документального підтвердження витрат. Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку є первинні документи, які містять обов’язкові реквізити. Банківська виписка підтверджує лише факт списання коштів, але не розкриває змісту придбання (що саме куплено, в якій кількості, для яких потреб). Тому для списання на витрати необхідні фіскальні чеки РРО/ПРРО, акти виконаних робіт, рахунки, накладні або інші розрахункові документи.

У разі використання коштів працівником підзвіт, застосовуються норми пп. 170.9.1–170.9.3 ПКУ. Якщо витрати здійснені безготівково і підтверджені документами та не виникає оподатковуваного доходу, обов’язку подавати авансовий звіт може не бути (пп. 170.9.4 ПКУ). Однак підтвердні документи працівник зобов’язаний надати бухгалтерії для підтвердження господарського характеру витрат.

Якщо підтвердні документи відсутні або витрати не пов’язані з господарською діяльністю, сума визнається додатковим благом працівника з оподаткуванням ПДФО 18% (п. 167.1 ПКУ) та військовим збором 5%.

Раді допомогти, звертайтесь ще!