Зміни в підписанні фінансових документів: терміни та ризики

Порушення виникає лише у разі неподання до ДПС повідомлення про зміну відповідальної особи протягом 10 днів; проведення платежів з одним підписантом до внесення змін у банку саме по собі не є порушенням законодавства, якщо право другого підпису ще не оформлено в банку.

Відповідно до п. 66.4 Податкового кодексу України юридичні особи зобов’язані повідомляти контролюючий орган про зміну даних щодо осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, протягом 10 календарних днів з дня виникнення таких змін. Таке повідомлення подається за формою № 1-ОПП відповідно до п. 9.3 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну України від 09.12.2011 № 1588.

Отже, якщо головного бухгалтера призначено наказом, саме з дати, визначеної в наказі, починає обчислюватися 10-денний строк для подання форми № 1-ОПП.

Щодо банку, законодавством не встановлено конкретного строку для повідомлення банку про зміну осіб, які мають право підпису. Банк здійснює обслуговування рахунку відповідно до договору банківського рахунку та на підставі наданих йому документів про розпорядників рахунку. Поки нові зразки підписів або електронні ключі не подані, банк правомірно проводить платежі за чинними повноваженнями.

Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV від 16.07.1999 відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе керівник підприємства. Тому до моменту фактичного надання головному бухгалтеру права підпису в банку керівник має право одноосібно підписувати платіжні документи, якщо це відповідає чинним банківським повноваженням.

Разом з тим, якщо внутрішнім наказом уже встановлено, що фінансові документи підписуються двома особами з конкретної дати, а фактично другий підпис не застосовується, це є порушенням внутрішнього розпорядчого документа, але не окремою нормою податкового чи банківського законодавства.

Отже, ключовим є дотримання 10-денного строку подання форми № 1-ОПП до ДПС. Платежі з одним підписом до переоформлення повноважень у банку не утворюють автоматичного правопорушення, якщо вони здійснюються особою, яка має чинне право розпоряджатися рахунком.

Раді допомогти, звертайтесь ще!