Додавання пункту про визнання скан-копій оригіналами в ЗЕД-договорі

Так, можна передбачити у ЗЕД-договорі умову про прирівняння підписаних скан-копій документів до оригіналів, якщо це прямо зафіксовано в тексті договору.

Відповідно до ст. 6 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» № 959-XII від 16.04.1991, зовнішньоекономічний договір укладається у письмовій формі, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України. Договір може бути укладений шляхом обміну листами, телеграмами, електронними повідомленнями або іншими засобами зв’язку, що дають змогу встановити його зміст.

Згідно зі ст. 207 Цивільного кодексу України № 435-IV від 16.01.2003, правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований у документах, у тому числі електронних, та підписаний сторонами.

Частиною 1 ст. 627 Цивільного кодексу України № 435-IV від 16.01.2003 встановлено принцип свободи договору, відповідно до якого сторони є вільними у визначенні умов договору з урахуванням вимог законодавства. Тому сторони вправі погодити, що скановані копії документів, передані електронною поштою, визнаються оригіналами для взаєморозрахунків та обліку.

Відповідно до ч. 1 та ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV від 16.07.1999, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які можуть бути складені в паперовій або електронній формі та повинні містити обов’язкові реквізити. Отже, за наявності належним чином оформлених документів, навіть у вигляді електронних копій, витрати можуть бути відображені в обліку за умови підтвердження факту здійснення господарської операції.

До договору доцільно включити такий пункт:

«Сторони погоджуються, що цей Договір, додаткові угоди, специфікації, акти, рахунки (інвойси) та інші документи, пов’язані з виконанням цього Договору, підписані уповноваженими представниками Сторін та передані засобами електронного зв’язку у вигляді сканованих копій (у форматі PDF або іншому графічному форматі), мають повну юридичну силу, є обов’язковими для Сторін та прирівнюються до оригіналів документів. Сторони визнають такі документи належними первинними документами для цілей бухгалтерського та податкового обліку. Обмін документами здійснюється з використанням офіційних електронних адрес Сторін, визначених у цьому Договорі».

Раді допомогти, звертайтесь ще!