Правильне повернення коштів працівнику за авансовим звітом

Найправильніший спосіб закрити авансовий звіт «під нуль» із сумою з копійками — відшкодувати працівнику витрати безготівково на картку; при виплаті готівкою застосовується заокруглення, що неминуче створює копійчану різницю.

Витрати працівника, підтверджені авансовим звітом на суму 15 464,78 грн, підлягають відшкодуванню відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України та пункту 11 розділу II Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 29.12.2017 № 148. Законодавство не обмежує спосіб відшкодування — воно може здійснюватися як готівкою з каси, так і безготівково.

Безготівкове перерахування на особисту платіжну картку працівника дозволяє відшкодувати суму точно до копійки та одразу закрити розрахунки без будь-яких залишків. У цьому випадку підприємство перераховує рівно 15 464,78 грн із поточного рахунку, а заборгованість за підзвітною особою закривається повністю без додаткових облікових різниць.

Проведення:
Відшкодування витрат працівнику безготівково – Дт 372 – Кт 311

Якщо ж кошти відшкодовуються готівкою з каси, необхідно застосовувати правила заокруглення, встановлені постановою Правління НБУ від 15.03.2018 № 25. Оскільки монети номіналом 1, 2, 5 та 25 копійок вилучені з готівкового обігу, загальна сума готівкової виплати заокруглюється до 0 або 10 копійок. У сумі 15 464,78 грн 78 копійок заокруглюються в бік збільшення до 80 копійок, і фактично працівнику видається 15 464,80 грн.

При цьому авансовий звіт затверджується на фактичну суму витрат — 15 464,78 грн, а різниця в 2 копійки є наслідком касового заокруглення і відображається окремо в бухгалтерському обліку.

Проведення:
Відшкодування витрат за авансовим звітом – Дт 372 – Кт 301 – 15 464,78 грн
Витрати від заокруглення при виплаті готівки – Дт 949 – Кт 301 – 0,02 грн

Таким чином, якщо потрібно закрити авансовий звіт одразу і без копійчаних різниць — оптимальним і нормативно коректним є безготівковий переказ на картку працівника. При виплаті готівкою заокруглення є обов’язковим і уникнути копійчаної різниці неможливо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!