Як правильно скласти авансовий звіт для відрядження співробітників

У відрядженні в готелі проживали два співробітники в різних номерах. Початково виписано два різні рахунки по 8500 грн., перша оплата складає по 1700 грн. безготівково з власних карток, залишок 13600грн. по двом рахункам доплатив один працівник готівкою і готель надав один фіскальний чек без вказання номерів і дат рахунків і прізвищ. Як правильно скласти авансовий звіт і кому компенсувати витрати на проживання в сумі 13600грн? Чи можна взагалі компенсувати цю суму по чеку?

АК

Антон, консультант

експерт

30.01.2026 | 14:04

Очікує відповідь

Однозначно кожному працівнику треба компенсувати по 1700 грн, оскільки ця сума підтверджується готельними рахунками і виписками з карткових рахунків, які мають надати працівники.

А от з доплатою 13600 грн не все так просто, на жаль.

Стосовно оплати певних витрат за інших працівників у відрядженні Мінфін надав свою позитивну оцінку ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується корпоративної картки, але аналогічний підхід має діяти і у разі використання власної картки чи готівки, на нашу думку.

Але ДПС (наприклад, в ІПК від 07.10.2025 № 5362/ІПК/99-00-24-03-03 ) наполягає на безподатковому відшкодуванні витрат тільки у разі їх оплати індивідуально кожною відрядженою особою. (https://7eminar.ua/news/13296-vidryadzennya-ta-pdfo-yak-opodatkovuyut-vitrati-yakshho-oplatu-zdiisnyuyut-kolegi#sytuatsiya-1-oplata-odnym-iz-pratsivnykiv-vytrat-za-inshykh)
Отже, ми не можемо виключити варіант, коли ДПС при перевірці наполягатиме на визнанні додатковим благом оплату працівником витрат за іншого працівника, тому Ви можете обрати з таких варіантів:

- відшкодувати "чужі" витрати (13600/2=6800) з оподаткуванням як додаткового блага;

- відшкодувати тільки власні витрати (6800) і не відшкодовувати "чужі" витрати;

- відшкодувати всі витрати без оподаткування і відстоювати свою правоту, якщо при перевірці ДПС займатиме фіскальну позицію.
Якщо буде обрано варіант відшкодування тому, хто здійснив оплату, окрім роздрукованих готельних рахунків та фіскального чека радимо підготувати наказ про доручення цьому працівнику здійснити оплату за проживання за себе і за іншого відрядженого працівника, щоб таким чином підтвердити трудову функцію, надану працівнику роботодавцем.

Раді допомогти, звертайтесь ще!