Найкращим варіантом буде оплата квитків на проїзд кожним з відряджених окремо.

ДПС вважає (ІПК від 07.10.2025 № 5362/ІПК/99-00-24-03-03), що у разі якщо відряджений працівник здійснив з особистої платіжної картки оплату вартості проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників, які також направлені у відрядження Товариством, то відшкодування йому витрат здійснюється з розрахунку вартості проживання, проїзду тільки однієї особи. Тобто працівника, який сплатив кошти. А дохід у вигляді вартості проживання, проїзду інших працівників буде включатися до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо та оподатковуватися податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах.

Але, на нашу думку, якщо в наказі про відрядження прописати делегування купівлі квитків за всіх працівників, визначених цим наказом, тільки одному працівнику, з зазначенням його ПІБ, то такі витрати можна компенсувати одному делегованому працівнику за всі квитки на проїзд.

З цієї ж ІПК визначається, що якщо делегується купівля квитків за інших осіб, то кошти (безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані платником податку від роботодавця під звіт для виконання цивільно-правових дій на користь керівника, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника за умови дотримання усіх вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 Кодексу.

Тому обов'язково оформіть делегування цивільно-правових дій на купівлю квитків всім відрядженим, визначеним цим наказом на відрядження.

Щодо другого питання, то компенсації підлягають лише витрати по купівлі квитка відрядженого працівника. Підтвердними документами є транспортні квитки на відрядженого працівника (пп.170.9.1 ПКУ).

Більше інформації: https://7eminar.ua/news/13296-vidryadzennya-ta-pdfo-yak-opodatkovuyut-vitrati-yakshho-oplatu-zdiisnyuyut-kolegi

Раді допомогти, звертайтесь ще!