Ведення подорожніх листів для легковантажних бусів: роз’яснення питань

Так, ви можете оформлювати один подорожній лист на кожен транспортний засіб із фіксацією зведених показників за місяць, але тільки за умови, що в ньому буде деталізована щоденна інформація — маршрути, пробіг, цілі поїздок.

Для платників ПДВ відсутність деталізації маршрутів є підставою для нарахування «компенсуючих» податкових зобов’язань згідно з Податковим кодексом України, п. 198.5, оскільки використання пального в господарській діяльності не підтверджено належним чином. Також, в цьому разі є ризик визнання витрат пального додатковим благом водія із наразуванням ПДФО 18% та ВЗ 5%

На сьогодні підприємства мають право самостійно розробляти форму документа, що фіксує роботу транспорту. Головна умова — наявність усіх обов’язкових реквізитів первинного документа, визначених у Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9.

Один подорожній лист на місяць — допустимо.
Щоденна деталізація в додатку — обов’язкова (дати, маршрути, пробіг, підписи).
Без щоденного обґрунтування маршрутів податкова може:

не визнати витрати на пальне,
нарахувати ПДФО і військовий збір як на додаткове благо,
застосувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ.

Використовуйте один загальний бланк на місяць, але додайте табличну частину з деталізацією щоденних виїздів.
Фіксуйте:

маршрут (звідки-куди),
мету поїздки,
показники спідометра (початок/кінець),
витрати пального.

Доцільно також мати підтвердні документи — видаткові накладні, замовлення клієнтів, листи, що пояснюють мету поїздки тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!