Оформлення відрядження водія: добові, документи та порядок виплат

Добрий день, підприємство ТОВ платник ПДВ на загальній системі. здійснює діяльність у сфері міжнарожних перевезень. Питання: 1. Коли працівник на посаді водія здійснює перевезення наприклад з Києва в Литву і назад в Київ, чи можна йому оформити відрядження та виплатити добові витрати в сумах що не перевищує норм? 2. Чи можна їх виплати після відрядження коли буде відомо скільки днів він по факту був у відрядженні та чи потрібні чеки за ці суми добових? 3. Які документи потридні для вірного оформлення та виплати цих сум. 4. Подорожній лист, чи має бути встановленого зразка чи може бути в довільній формі з всіма необхідними реквізитами?

НК

Наталя, консультант

експерт

23.01.2026 | 16:16

Очікує відповідь

ВІдповіді на питання.

1) Підприємство має право самостійно обрати: або оформлювати поїздки водія як службові відрядження, або встановити роз'їзний характер робіт.

Якщо обрано варіант відрядження, водію виплачуються добові, відшкодовуються витрати на проїзд та проживання згідно зі статтею 121 КЗпП.
Вибір способу оформлення (відрядження чи роз'їзний характер) має бути зафіксований у внутрішньому положенні підприємства або колективному договорі.
2. Згідно зі ст. 121 КЗпП, роботодавець зобов'язаний забезпечити працівника авансом (на добові, готель, пальне тощо) до початку відрядження. Виплата всієї суми лише після повернення є порушенням трудового законодавства. Тому хоча б добові за датами по наказу мають бути виплачені до початку відрядження.
Для підтвердження витрат на харчування та власні потреби (добових) чеки не потрібні. Сума добових визначається згідно з наказом та документами, що підтверджують перебування у відрядженні (пп. 170.9.1 ПКУ).
Норми (неоподатковувані): 864,70 грн/ добу для відряджень по Україні та 80 євро/добу для відряджень за кордон за курсом НБУ.
3. Для оформлення та підтвердження витрат необхідні: Наказ про відрядження, CMR (міжнародна автомобільна накладна), Подорожній лист, рахунки з готелів, квитанції за паркування, платні дороги тощо (для відшкодування фактичних витрат).
4. Типові форми подорожніх листів скасовані. Підприємство може використовувати власну форму, розроблену з урахуванням специфіки діяльності. Зразок: Подорожній лист вантажного автомобіля в міжнародному сполученні

Раді допомогти, звертайтесь ще!