Оподаткування витрат на відрядження: звітність та додаткові блага

Необхідно компенсувати тому, хто безпосередньо поніс витрати.
Квитки на проїзд може придбати один працівник для себе та інших у межах своєї трудової функції. Це ж стосується і оплати за проживання.

Для того, щоб підзвітні або власні кошти, витрачені на відповідні квитки, не стали додатковим благом такого працівника необхідно видати наказ (або передбачити це наказом про відрядження) про купівлю таких квитків, оплату за проживання за підзвітні (або власні) кошти з використанням корпоративної (або власної) картки або передбачити наказом можливість проведення витрат за власний кошт з подальшим відшкодуванням за рахунок підприємства.

Стосовно оплати певних витрат за інших працівників у відрядженні Мінфін надав свою позитивну оцінку ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується корпоративної картки, але аналогічний підхід має діяти і у разі використання власної картки чи готівки, на нашу думку.
Враховуючи норми пп. 170.9.2 ПКУ працівник, який придбав квитки, має надати, окрім роздрукованих квитків, документів на проживання, виписку з рахунку або платіжні інструкції про проведення цих витрат, які будуть підтверджувати, що витрати здійснив саме цей працівник.

Необхідно проконтролювати, щоб у підтвердних документах на проживання було зазначено усіх відряджених працівників, які проживали разом. Якщо, наприклад, це буде готель і номер 2-місний, тоді обидва відряджені працівники мають бути вписані у готельний рахунок. Якщо ж це буде 2-місний номер і дані тільки одного працівника, оплата за додаткове місце буде його додатковим благом.

За умови дотримання зазначених правил усі відшкодовані витрати, на нашу думку, не будуть оподатковуватись.

Зазначимо, що ДПС (наприклад, в ІПК від 07.10.2025 № 5362/ІПК/99-00-24-03-03 ) наполягає на безподатковому відшкодуванні витрат тільки у разі їх оплати індивідуально кожною відрядженою особою. (https://7eminar.ua/news/13296-vidryadzennya-ta-pdfo-yak-opodatkovuyut-vitrati-yakshho-oplatu-zdiisnyuyut-kolegi#sytuatsiya-1-oplata-odnym-iz-pratsivnykiv-vytrat-za-inshykh)

Отже, ми не можемо виключити варіант, коли ДПС при перевірці наполягатиме на визнанні додатковим благом оплату працівником витрат за іншого працівника, тому Ви можете обрати варіант відшкодувати з оподаткуванням як додаткового блага, не відшкодовувати "чужі" витрати або відшкодувати всі витрати без оподаткування і відстоювати свою правоту, якщо при перевірці ДПС займатиме фіскальну позицію.

Раді допомогти, звертайтесь ще!