Якщо ваше ОСББ не є благодійною організацією, то таке обмеження в 20% для вас не діє

Обмеження, за яким адміністративні витрати не повинні перевищувати 20% від загальних витрат за звітний рік, поширюються виключно на благодійні організації, що утворені на підставі Закону №5073 та внесені у відповідний реєстр.
Таке обмеження встановлене частиною 3 ст.16 вказаного Закону.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/5073-17#n116

Тому якщо ваше ОСББ є просто неприбутковою організацією (але не є благодійною), то таке обмеження на вас не поширюється взагалі.
Матеріали з цього питання від податківців можете знайти за посиланням. https://tr.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/406849.html

Загалом для розрахунку відсотка витрат варто визначити 20% межу. Наприклад, за вашими сумами, якщо загальні витрати складають 6 978 466 грн, то 20% від них - це 1 395 693,20 грн.

Відповідно при розподілі витрат на адміністративні та інші, ви повинні керуватися даними бухобліку.
Зокрема, адміністративні витрати обліковуються на рах.92, інші, що пов'язані з господарською діяльністю, можуть обліковуватися на рахунку 949.

Відповідно ви повинні проаналізувати за ПСБО 16 "Витрати", які витрати до якої категорії відносяться.
Наприклад, якщо говорити про зарплату працівників, то зазвичай до адміністративних витрат будуть відноситися заробітна плата та відрахування на неї директора (керівника), бухгалтера. Тобто, персоналу, що здійснює управлінські функції.
Склад адміністративних витрат передбачений в п.18 ПСБО 16.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o39

Зарплата ж інших працівників (наприклад, сторожа, прибиральниці, двірника чи інших відповідно до штатного розпису) - це не адміністративні витрати. Це витрати на виконання функцій і мети вашої діяльності, що передбачені вашим статутом, кошторисом тощо. Такі витрати обліковуються на рах.949, не на 92.

Раді допомогти, звертайтесь ще!