Чи обкладати ПДФО повернення витрат на матеріали працівника

ТОВ.Співробітник купляє за свої кошти матеріали . підприємство повертає . чи потрібно облагати 18% ?

НК

Наталя, консультант

експерт

09.01.2026 | 14:45

Очікує відповідь

Ні, ПДФО (18%) та військовий збір (5%) не утримуються, якщо працівник надав оригінали підтвердних документів (фіскальні чеки, накладні). У такому разі виплата є компенсацією витрат на потреби підприємства, а не оподатковуваним доходом працівника.

Відповідно до пп. 165.1.11 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3699, кошти, отримані платником податку на відшкодування документально підтверджених витрат, понесених ним від імені та за рахунок особи, що виплачує такий дохід (у межах фактичних витрат), не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу. Оскільки це не дохід, ПДФО та військовий збір не нараховуються.

Для того, щоб виплата не вважалася доходом працівника, він обов'язково має надати первинні документи, що підтверджують факт закупівлі (товарні або фіскальні чеки, квитанції, накладні).

За нормою пп.170.9.3 ПКУ Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Таким чином, працівник повинен надати підтверджуючи документи про придбання госп.товарів до завершення наступного місяця за місяцем здійснення витрати.

Якщо працівник не надасть чеки на придбання матеріалів, така компенсація буде розцінена як додаткове благо та оподатковуватиметься ПДФО (18%) та військовим збором (5%).

Раді допомогти, звертайтесь ще!