Чи потрібно повертати аванс при перерві між відрядженнями

Працівник вибув у відрядження. Отримав аванс. Згодом, працівнику відрядження було припинено та відряджено в наступне. В одному наказі вказано дату припинення відрядження та дату початку нового відрядження: 13.12.2025 припинити, 23.12.2025 відрядити. Дата реєстрації наказу 12.12.2025. Запитання: чи повертати працівнику залишок невикористаного авансу, якщо перерва між відрядженнями 6 банківських днів? Чи можна не повертати кошти, вважати їх як аванс на наступне відрядження та відобразити як залишок попереднього авансу в наступному звіті? Дякую!

ОК

Олена, консультант

експерт

18.12.2025 | 07:33

Очікує відповідь

Безпечніше повернути не використану суму підзвіту і видати на нове відрядження новий аванс

Конкретна відповідь на це питання залежить від того, чи є на підприємстві Положення про відрядженні, чи описаний регламент дій відрядженого у разу скасування (скорочення) відрядження. Взагалі, треба дивитися оформлення наказів по цих відрядженях. Тому відповідь тільки загального характеру.

1.З огляду на норми п.11 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n37 у разі скасування відрядження аванс повертається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Цей підхід може бути застосований під час перевірки у разі скорочення терміну відрядження. При найми, якщо відсутній локальний документ, який описує дії сторін в подібній ситуації. Адже це не із відрядження у відрядження, а з перервою в часі.

2.В пп.170.9.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 дійсно встановлений «довгий» граничний термін звітування з метою оподаткування. З огляду на це можливо використання авансів із відрядження у відрядження. Але це несе податкові ризики. Адже в п. 170.9 ПКУ передбачені два формати звітування: довільна форма із підтвердними документами (пп. 170.9.3 ПКУ) та обов’язкова форма Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (Звіт) за формою наказу МФУ від 28.09.2015 № 841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text , за наявності підстав за пп. 170.9.4 ПКУ.

Якщо у відрядженого за «скороченим» відрядженням виникатиме необхідність подавати саме Звіт, то не повернутий при звітуванні аванс утворить оподатковуваний дохід. Розрахунок ПДФО проводиться безпосередньо в Звіті.

3. З огляду на наведе, безпечніше повернути невикористаний аванс по скороченому відрядженню та видати аванс на нове відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!