1.Оскільки "депонент" у вузькому розумінні (рахунок 662) стосується зарплати, для паїв краще використовувати окремий субрахунок, наприклад 685/2 "Депонована орендна плата".

Як правильно оформити:

Зробіть наказ по підприємству Про переведення незатребуваної орендної плати на депонент та особливий порядок її обліку

Складіть внутрішній акт комісії (у довільній формі), де зафіксуйте, що виплата не відбулася у зв'язку з неявкою орендодавця та неможливістю зв'язку.

Сформуйте бухгалтерську довідку, яка пояснює причину перенесення суми.

Зробіть наказ по підприємству Про переведення незатребуваної орендної плати на депонент та особливий порядок її обліку

Дт 23, 91, 92 — Кт 685 — Нарахована орендна плата за рік .
Дт 685 — Кт 685/2 Депонована оренда — Переведення в категорію незатребуваної

Якщо ви захочете скористатися послугами нотаріуса для виконання зобов'язання у депозит нотаріуса , це буде вважатися фактичною виплатою.

ЦКУ України ст. 537 Виконання зобов'язання внесенням боргу в депозит нотаріуса, нотаріальної контори або на рахунок ескроу

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n2737

Згідно з пп. 168.1.1 ПКУ, податок сплачується під час виплати оподатковуваного доходу. Оскільки передача грошей нотаріусу звільняє ваше ТОВ від боргу перед фізособою, цей момент вважається фактичною виплатою.

ПКУ України ст.168.1.1

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3877

Ви повинні перерахувати ПДФО 18% та Військовий збір 5% до бюджету одночасно з передачею коштів нотаріусу або протягом операційного дня.
Подати об'єднану звітність з Додатком 4 ДФ за місяць в якому був виплачений даний дохід, ви заповнюєте графу 3 (сума виплаченого доходу) та графу 4 (сума сплаченого податку).

Якщо ви вже сплатили ПДФО та Військовий збір до бюджету, що ви і мали зробити протягом 30 днів після нарахування оренди згідно з ПКУ, то нотаріусу ви передаєте лише ту суму, яку пайщик має отримати «на руки».

Згідно з ст 168.1.5 ПКУ. Порядок нарахування, утримання та сплати (перерахування) податку до бюджету

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3877

Нотаріус не є податковим інспектором, але він повинен переконатися, що сума, яку ви вносите, відповідає умовам договору за вирахуванням податків. Вам потрібно надати:

Платіжні інструкції,копії: ті якими ви перераховували ПДФО та ВЗ у бюджет за відповідні періоди (2018-2025 рр.). З призначенні платежу: ПДФО з орендної плати, ВЗ з орендної плати.

Бухгалтерська довідка-розрахунок

Загальну суму нарахованої орендної плати за договором.
Суму утриманого ПДФО 18%
Суму утриманого Військового збору 5
Суму до виплати «чистими», яку ви власне і принесли нотаріусу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!