Правила підписування податкових накладних: делегування та зміни в інструкціях

Право підпису податкових накладних (ПН) та розрахунків коригування (РК) за замовчуванням має керівник або головний бухгалтер. Це право можна делегувати іншим працівникам, у тому числі декільком одночасно. Для цього потрібно подати до ДПС спеціальне повідомлення, а також видати внутрішній наказ по підприємству. Внесення змін до посадової інструкції є обов'язковим для коректного оформлення трудових відносин.

За загальним правилом, встановленим п. 10 Порядку № 1246 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1246-2010-%D0%BF#Text право накладати кваліфікований електронний підпис (КЕП) на податкові накладні та розрахунки коригування мають:

- головний бухгалтер (або бухгалтер, якщо посади головного бухгалтера немає);
- керівник (директор), якщо на підприємстві відсутня посада бухгалтера.

Також керівник підприємства може делегувати право підпису ПН/РК іншим уповноваженим особам (п. 10 Порядку № 1246 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1246-2010-%D0%BF#Text). Для цього необхідно:

- видати внутрішній наказ по підприємству. У наказі слід чітко визначити перелік працівників, яким надається право підпису ПН/РК;

- повідомити податкові органи. Необхідно подати до контролюючого органу «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису» за формою J/F1391104. У графі 4 «Тип підпису» цього повідомлення зазначається «Підпис податкових накладних».

Право підпису ПН можна надати декільком працівникам одночасно. Для цього у «Повідомленні...» за формою J/F1391104 потрібно вказати дані всіх уповноважених осіб.

Також слід внести зміни до посадової інструкції. Адже вона визначає коло трудових обов'язків працівника. Надання права підпису ПН/РК є покладанням на працівника додаткових важливих функцій та відповідальності.

Якщо право підпису делеговано одному бухгалтеру необхідно розробити та затвердити нову редакцію його посадової інструкції або оформити додаток до чинної, де буде чітко прописаний обов'язок щодо підписання ПН/РК.

Якщо на підприємстві декілька бухгалтерів з однаковою назвою посади, але право підпису мають не всі, можливі такі варіанти.

1. Різні посадові інструкції. Для працівників з однаковою назвою посади («бухгалтер») розробляються різні за змістом посадові інструкції. В інструкції уповноваженої особи прямо зазначається право та обов'язок підписувати ПН/РК, а в інструкціях інших — така функція відсутня.

2. Введення різних посад. Щоб чітко розмежувати функціонал, можна ввести до штатного розпису посади з різними назвами, наприклад, «провідний бухгалтер» (з правом підпису) та «бухгалтер». Це є найбільш коректним підходом з точки зору кадрового діловодства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!