Електронні документи: чи потрібен друк для архівування

Друкувати електронні документи не обов’язково.

Оригіналом електронного документа вважається саме його електронна версія з електронними підписами (ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n41), яка знаходиться у програмному забезпеченні.

Роздруківка електронного документа має силу лише «копії». Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку.

В разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у Вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того, як Ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити Вашою печаткою (якщо використовуєте).

Потрібно вигружати документи з програми на носії (наприклад, USB-флешки, жорсткі диски).

Згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15 суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях.

Практичні рекомендації щодо зберігання електронних документів

Рекомендується завантажувати підписані документи та копіювати їх на локальні або знімні носії. Правила зберігання та резервного копіювання документів визначаються у внутрішніх положеннях підприємства відповідно до Порядку роботи з електронними документами. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1458-14

Протоколи підписів

Протоколи підписів зберігаються разом із документами і підтверджують їх юридичну силу. Використання надійних сервісів електронного документообігу має відповідати вимогам Закону України "Про електронні довірчі послуги". Повний текст закону доступний за посиланням: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19

Регулярне резервне копіювання документів і протоколів має виконуватись на різних носіях. Вимоги до технічного захисту електронних документів регламентовані нормативними актами Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України. Інформація доступна на офіційному сайті Держспецзв'язку: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0668-20#Text.

При зберіганні електронних документів слід врахувати таке: під час вивантаження е-документа у стандартний формат PDF, на документові будуть відображені його красиві кольорові підписи. Важливо розуміти, що така картинка не є КЕП. Візуальне відображення підпису на електронному документі — це лише красива картинка, адже електронний підпис не може змінювати зміст та вигляд е-документа.

Документ із накладеними КЕП/ЕЦП є архівом із декількох файлів, який включає в себе:

• оригінал документу — як правило, файли у форматі PDF або XML (або у інших форматах Word, Excel)
• 2-4 файли підпису документу .p7s — кількість залежить від того, чи накладаєте ви та ваш контрагент тільки цифрові підписи (2 файли підпису — ваш та контрагента), або ж цифрові підписи та печатки (2 файли підпису і 2 файли печатки).

Саме ці файли є гарантією того, що документ був підписаний КЕП/ЕЦП та відсутності умисної або випадкової зміни документу після накладання підпису. Квитанція про підтвердження підписання документу в сервісі.Тобто, якщо плануєте зберігати в себе на окремому носії - слід вивантажувати архів по кожному з документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!