На нашу думку, Ви оформлюєте звичайні документи, як і прри надажнні пожібних послуг будь-кому - акт приймання передачі кондиціонера (ви видаткова накладна) + акт встановлення кондиціонера, тільки в цих документах вказуєте - благодійна допомога згідно меморандуму від ХХХ.

При цьому врахуйте, що за визначенням пр. 2 р. ХХ ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251005#n8035):

"32-1. ...Не є постачанням товарів та послуг операції з безоплатної (без будь-якої грошової, матеріальної або інших видів компенсації) передачі/надання товарів та послуг Збройним Силам України, Національній гвардії України, Службі безпеки України, Службі зовнішньої розвідки України, Державній прикордонній службі України, Міністерству внутрішніх справ України, Державній службі України з надзвичайних ситуацій, Управлінню державної охорони України, Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України, добровольчим формуванням територіальних громад, іншим утвореним відповідно до законів України військовим формуванням, їх з’єднанням, військовим частинам, підрозділам, установам або організаціям, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету, для потреб забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави, а також на користь центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері цивільного захисту, сил цивільного захисту та/або закладів охорони здоров’я державної, комунальної власності, та/або структурних підрозділів з питань охорони здоров’я обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, крім випадків, якщо такі операції з постачання товарів та послуг оподатковуються за нульовою ставкою податку на додану вартість.

До наведених у цьому пункті операцій норми пункту 198.5 статті 198 цього Кодексу не застосовуються."

Отже, оскільки це не є поставкою товарів/послуг, то ПДВ Ви не нараховуєте, ПН не складаєте, в декларацію з ПДВ не ставите. Тому в акті та видатковій накладній сум ПДВ не буде.

Ці суми будуть у Вас на витратах без обмежень згідно п. 69.6 пр. 10 р. ХХ ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251005#n8462):

"69.6. Коригування, встановлені підпунктом 140.5.9 пункту 140.5 статті 140 цього Кодексу, не проводяться щодо сум коштів або вартості спеціальних засобів індивідуального захисту (касок, бронежилетів, виготовлених відповідно до військових стандартів), технічних засобів спостереження, лікарських засобів та медичних виробів, засобів особистої гігієни, продуктів харчування, предметів речового забезпечення, а також інших товарів, виконаних робіт, наданих послуг, які добровільно перераховані (передані) Збройним Силам України, Національній гвардії України, Службі безпеки України, Службі зовнішньої розвідки України, Державній прикордонній службі України, Міністерству внутрішніх справ України, Управлінню державної охорони України, Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України, іншим утвореним відповідно до законів України військовим формуванням, їх з’єднанням, військовим частинам, підрозділам, установам або організаціям, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету, для потреб забезпечення оборони держави та наданої гуманітарної допомоги з дотриманням вимог законодавства України про гуманітарну допомогу у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, а також на користь центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері цивільного захисту, сил цивільного захисту та/або закладам охорони здоров’я державної, комунальної власності, та/або структурним підрозділам з питань охорони здоров’я обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, сум коштів, перерахованих на відкриті Національним банком України рахунки державних органів, призначені для фінансового забезпечення заходів з відсічі збройної агресії проти України та ліквідації її наслідків, національної безпеки і оборони, відновлення, підтримки і розвитку України, надання гуманітарної допомоги, а також для залучення коштів на підтримку Збройних Сил України"

Не забувайте вказувати в актах та видаткових накладних - "для потреб забезпечення оборони держави"

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!