В бухобліку списати таку заборгованість Ви можете так: Дт 944 Кт 361.

1. Якщо Ви - коригувальні платники податку на прибуток, то в такому разі Вам доведеться застосувати збільшувальну різницю із пп. 139.2.1 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20250121#n10685. Її показують у рядку 2.1.3 додатка РІ.

Щоб була можливість застосувати зменшувальну різницю із пп. 139.2.2 ПКУ треба, щоб списана Вами заборгованість відповідала ознакам безнадійної заборгованості із пп. 14.1.11 ПКУ.

В даному разі до розглдядуваної ситуації можна застосувати хіба, що пп. "ж" пп. 14.1.11 ПКУ. Згідно з ним з метою оподаткування до безнадійної віднесено, зокрема, заборгованість, стягнення якої стало неможливим у зв’язку з дією обставин непереборної сили, стихійного лиха (форс-мажорних обставин), підтверджених у порядку, передбаченому законодавством.

Тобто найперше Вам варто подивитися чи є у Вашому договорі умова про форс-мажор. Сам факт форс-мажору має підтверджуватися індивідуальним сертифікатом ТПП. Тільки тоді можна пробувати застосовувати цей пп. "ж" пп. 14.1.11 ПКУ і проводити зменшувальне коригування із пп. 139.2.2 ПКУ. Його записують до рядка 2.2.3 додатка РІ.

Окремо варто сказати про коригування із пп. 140.5.10 ПКУ. Згідно з ним фінрезультат податкового (звітного) періоду збільшують на суму перерахованої безповоротної фінансової допомоги (безоплатно наданих товарів, робіт, послуг), зокрема, особам, які не є платниками податку (окрім фізосіб, які є платниками податку на доходи фізосіб). Оскільки оплати за товар від контрагента у Вас не буде, то не виключаємо, що податкова може наполягати на застосуванні ще цього коригування. Але, якщо Ваш контрагент теж платник податку на прибуток, то в такому разі коригування із пп. 140.5.10 ПКУ апріорі не має спрацьовувати.

Додатково з цього приводу рекомендуємо отримати ІПК.

2. Ні, в даному разі формувати резерв сумнівних боргів немає сенсу. Адже мова йде про те, що заборгованість уже безнадійна, тому вона підлягає тільки списанню. Резерв сумнівних боргів нараховують же на сумнівну заборгованість (тобто, коли є сумніви у її погашенні).

3. Як ми вже вказали, з метою ідентифікації такої заборгованості як безнадійної варто отримати сертифікат ТПП про те, що подія, яка відбулася є форс-мажором. На його підставі Ви можете надіслати контрагенту офіційного листа про те, що Ви прощаєте йому заборгованість, стягнення якої стало неможливим через форс-мажор.

Раді допомогти, звертайтесь ще!