Підписання документів з червня в листопаді: можливі наслідки

Підписання первинних документів за минулий період у поточному місяці через електронний сервіс («Вчасно») не є порушенням законодавства, за умови що в документі вказана дата фактичного здійснення операції, а дата накладення КЕП лише підтверджує згоду сторін.

Мінфін у листі № 41010-07-5/7607 від 21.03.2023 https://mof.gov.ua/storage/files/%D0%B4%D0%BE%D0%BA_%D0%B7%D0%B0%D0%B1%D0%B5%D0%B7%D0%BF_%D0%B1%D1%83%D1%85_%D0%BE%D0%B1%D0%BB.pdf прямо зазначає, що первинні документи можуть бути складені в електронній формі, а ключовими вимогами є наявність усіх обов’язкових реквізитів та відображення реальної господарської операції. Документ може містити дату складання, яка не збігається з датою його підписання електронним підписом - і це не вважається дефектом чи підставою для визнання його недійсним.

У листі Мінфіну окремо підкреслено:

господарські операції повинні відображатись у тому періоді, коли вони фактично здійснені, навіть якщо первинний документ отримано пізніше;

допускається використання внутрішніх первинних документів (акта чи бухгалтерської довідки), якщо документ від контрагента отримано із запізненням;

неістотні недоліки або розбіжності дат не є підставою для невизнання операції, якщо є можливість ідентифікувати учасників та зміст операції.

Таким чином, позиція Мінфіну однозначна: дата складання документа і дата підписання ЕЦП можуть бути різними, і це не створює юридичного ризику недійсності первинного документа. Ризик виникає лише тоді, коли документ оформлено «наперед» і він не підтверджує реальну операцію на відповідну дату.

Раді допомогти, звертайтесь ще!