Відрядження засновника обмежено певними умовами.
Відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи з дотриманням гарантій ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719): працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
Якщо засновник не є працівником підприємства, його поїздку можна вважати відрядженням за наступних умов:
- засновник є членом органу управління підприємством за статутом (ст. 88 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n476);
- положення про відрядження передбачає можливість відрядження члена органу управління підприємством;
- така поїздка виправдана виробничою необхідністю;
- надані підтверджуючі документи про перебування у відрядженні.
Згідно з главою IV Закону про ТОВ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2275-19#n168) органами управління ТОВ є наглядова рада та виконавчий орган (одноосібний - директор, колегіальний - дирекція). Засновник має бути членом одного з цих органів.
Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Засновник має надати один із зазначених документів.
Згідно з тим самим пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Витрати у відрядженні не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
До підтвердних документів належать:
транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Тобто, для відрядження засновника має бути також наказ та один з документів, що підтверджують перебування у відрядженні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!