Як закрити дебіторську заборгованість за втраченими документами

Дебіторську заборгованість за втраченими документами 2017 року, для яких у 2025 році отримано скан-копії підписаних актів, на нашу думку, слід закрити шляхом виправлення бухгалтерської помилки минулого періоду через коригування нерозподіленого прибутку (рах. 44) з оформленням бухдовідки.

На нашу думку, для закриття дебіторської заборгованості, що виникла у 2017 році внаслідок втрати первинних документів, а у жовтні 2025 року було отримано їх скан-копії з підписами обох сторін, слід застосувати механізм виправлення помилки минулого періоду згідно з п. 4 П(С)БО 6 "Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99#o13.

У бухобліку це означає проведення такої проводки (на підставі бухдовідки): Дт 631 - Кт 441 (якщо в 2017 році був прибуток) або Дт 631 - Кт 442 (якщо був збиток). Це коригування має бути здійснене у звітному періоді 2025 року, коли була виявлена помилка, із зазначенням у бухдовідці дати виявлення, опису помилки, її причин та суми.

Окрім цього, з урахуванням п. 5 П(С)БО 6, вам необхідно буде подати нову фінансову звітність за 2017 рік, яка міститиме перевідображення порівняльної інформації - так, ніби помилки не було.

У податковому обліку з податку на прибуток довідображення витрат за 2017 рік можливо лише за умови, що не минув строк давності 1095 днів відповідно до ст. 102 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2287. Якщо строк минув - податкові наслідки не виправляються, але в бухобліку все одно слід провести коригування.

Звертаємо увагу: факт отримання тільки скан-копій актів приймання-передачі послуг, навіть підписаних, сам по собі не є 100 % заміною оригіналів у разі перевірки, тому доцільно отримати також оригінали, якщо це можливо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!