Оформлення компенсації за пальне для працівників у бізнесі

Доброго дня! Підприємство прийняло рішення видавати кошти для того,щоб працівники заправляли власне авто та викорситоували його у господарській діяльності. Як правильно це оформити та які документи повинні бути.

ІК

Ірина, консультант

експерт

26.11.2025 | 23:04

Очікує відповідь

Якщо працівник використовує своє особисте майно – наприклад, автомобіль – у робочих цілях, роботодавець зобов’язаний компенсувати ці витрати. Це передбачає і пряме використання транспорту в інтересах підприємства, і витрати на його обслуговування. Підстава – стаття 125 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).

У статті за посиланням розглянено, як правильно задокументувати, на підставі чого виплачувати компенсацію і як розраховувати її суму. https://7eminar.ua/news/9418-kompensaciya-za-vikoristannya-avto-pracivnika-u-sluzbovix-cilyax

Закон чітко не регламентує, як оформлювати факт використання приватного авто працівника для службових потреб. На практиці роботодавець експлуатує автомобіль працівника на підставі:

заяви працівника про використання власного автомобіля для службових потреб. У ній він зазначає вартість автомобіля та суму компенсації за знос. До заяви бажано додати копії документів, що підтверджують належність авто працівникові: договір купівлі-продажу, чек на придбання, техпаспорт тощо;
наказу керівника про використання працівником у роботі власного автомобіля з виплатою компенсації. Його погоджують із працівником;
наказу про виплату компенсації або наказів про виплату конкретних сум, якщо не встановили її фіксовану суму);
договору про використання автомобіля працівника у виробничих потребах підприємства і компенсацію за це тощо.

Формально договір не обов’язковий. Якщо такого договору не уклали, для уникнення непорозумінь усе ж краще прописати у трудовому або колективному договорі, що працівник використовує особисте майно для потреб підприємства й отримує за це компенсацію. Наприклад, можна сформулювати так:

Використання працівником свого особистого майна для потреб роботодавця передбачає виплату компенсації. Її розмір визначається за згодою сторін трудового договору і затверджується відповідним наказом керівника підприємства.
Таку умову можна передбачити й у додатковій угоді до трудового договору, а виплату обґрунтувати відповідним наказом по підприємству. Як окремий договір, так і додаткову угоду достатньо оформити у простій письмовій формі – нотаріального посвідчення не потрібно. За бажання можна додати до договору всі необхідні умови та додатки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!