Правильні формати зберігання електронних документів для юридичних осіб

Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях у такому вигляді, щоб можна було перевірити їх цілісність. Оригіналом вважається той примірник, який містить усі обовʼязкові реквізити, включно з електронним підписом.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством.

Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Отже, електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування), а також архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях, протягом строку, встановленого законодавством, але не менше ніж визначено у п. 44.3 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

У разі, якщо органом ДПС перевірка не проводилась більше 1095/1825/2555 днів, документи повинні зберігатись платником податків з урахуванням положень карантинно-воєнного переносу (ст. 102 ПКУ, п. 52-2 та п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ).

https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43443

Раді допомогти, звертайтесь ще!