Документальне оформлення безоплатної передачі основного засобу працівнику

Безоплатна передача основного засобу працівнику, зокрема під час звільнення, розцінюється як дохід у негрошовій формі, що підпадає під визначення додаткового блага. Такий дохід оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором. Законодавчо передбачено, що будь-яке майно, безоплатно передане працівнику, вважається оподатковуваним доходом — зокрема, на підставі підпункту 164.2.17 Податкового кодексу України. Тож незалежно від мотивів передачі, зокрема як заохочення при звільненні, вартість ноутбука повинна бути включена до оподатковуваного доходу працівника.

База для ПДФО визначається за зівичайними цінами (рикновими для вказаного обладнання такого віку та ступеню зношеності), але її слід скоригувати на «натуральний» коефіцієнт, оскільки дохід надається у не грошовій формі. Формула коефіцієнта: 100 / (100 - 18), що дорівнює 1,21951219. Ставка ПДФО становить 18%, а військового збору — 5%, причому останній розраховується від номінальної вартості без коефіцієнта. Податкове навантаження у такому випадку несе підприємство як податковий агент.

* Звичайна ціна — це ціна, визначена сторонами договору, яка відповідає рівню ринкових цін (Податковий кодекс України, пп. 14.1.71). Важливо, що залишкова (балансова) вартість за даними бухобліку не є звичайною ціною і не використовується для розрахунку ПДФО та ВЗ, хоча може з нею збігатися. Навіть якщо ноутбук повністю замортизований (залишкова вартість — 0 грн), він все одно має ринкову вартість, яка і буде базою оподаткування.

Для належного юридичного оформлення передачі слід підготувати наказ керівника, яким фіксується підстава передачі, модель техніки, її облікова вартість і уповноважена особа, відповідальна за передачу. Додатково рекомендується укласти письмовий договір дарування між підприємством і працівником — цей документ офіційно засвідчує волевиявлення сторін та засвідчує факт переходу права власності. Саму передачу майна підтверджує акт приймання-передачі, який також містить облікові характеристики ноутбука і підписується сторонами.

Підприємство як податковий агент зобов'язане нарахувати, утримати (за рахунок будь-якого іншого грошового доходу працівника або шляхом внесення працівником коштів до каси) та сплатити ці податки до бюджету

Дт 131 Кт 10 — списання суми накопиченого зносу.
Дт 976 Кт 10 — списання залишкової вартості на інші витрати.
Дт 976 Кт 641/ПДВ — нарахування податкових зобов'язань з ПДВ (детальніше нижче).
Нарахування ПДФО та ВЗ відображається у розрахунках з працівником (наприклад, через субрахунки 377 та 661/663).

Щодо податку на додану вартість, безоплатне постачання ноутбука є об'єктом оподаткування (згідно з пп. 14.1.191 ПКУ), а база обчислюється виходячи з балансової вартості майна на початок звітного періоду (п. 188.1 ПКУ).

Податкові накладні оформлюються у двох примірниках: перша — на нульову вартість постачання на ім’я працівника (неплатника, код причини 02), а друга — на себе, на суму різниці між залишковою вартістю та фактичною ціною, з умовним типом причини «15», яка лишається у підприємства.

Пара слів про ЄСВ.

База для нарахування єдиного внеску чітко визначена законом. Для роботодавців це сума нарахованої заробітної плати та сума винагороди за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами (Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI, ст. 7).

Щоб визначити, чи належить подарунок до фонду оплати праці, слід звернутися до Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

Подарунок працівнику, який звільняється, має такі характеристики:

Разовий характер: Це не систематична виплата.
Не пов'язаний з виконанням трудових обов'язків: Подарунок не є оплатою за відпрацьований час чи досягнуті результати.
Соціальна спрямованість: Така виплата розглядається як соціальна пільга, а не як елемент заробітної плати.
Оскільки вартість безоплатно переданого ноутбука не входить до фонду оплати праці, вона не є базою для нарахування ЄСВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!