Документи для лікарняних ФОП: сплата податків та звітність

ФОП може подати Заяву – розрахунок на оплату такого лікарняного.

Заяву-розрахунок до ПФУ можна подати не пізніше ніж 6 місяців з дати закриття лікарняного.

Для отримання допомоги за лікарняним ФОП має відкрити в будь-якому банку окремий спеціальний рахунок для зарахування лікарняних і зібрати пакет документів.

До ПФУ слід надати:

1. копії звітної декларації за 2025 рік зі статусом «Довідкова». Довідкова декларація подається у місяці відкриття лікарняного. В декларації не заповнюють показники по доходу, а лише декларують сплату ЄСВ;

2. довідку про відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ. Заяву про надання Довідки про відсутність заборгованості з платежів, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи для отримання інформації про відсутність заборгованості (ідентифікатор форми F1300306) можна подати у паперовій формі до ДПІ за основним місцем обліку або в електронній формі через приватну частину електронного кабінету. В окремих випадках достатньо надати квитанції про сплату ЄСВ за розрахунковий період та місяць настання лікарняного;

3. довідку про відкриття окремого спеціального рахунку для зарахування лікарняних (рахунок 2604);

4. витяг з ЄДР про реєстрацію ФОП (або свідоцтво про реєстрацію);

5. копію довідки ОК-7. Довідку слід формувати через деякий час після подання довідкової декларації, щоб був зарахований відповідний страховий стаж.

Бажано також додати довідку в довільній формі, де зазначений розрахунок суми допомоги за лікарняним і рішення ФОП про призначення лікарняних.

Якщо стаж протягом 12 місяців менше, ніж 6 місяців, то застосовуємо обмеження. Для обчислення лікарняного обмеження середньоденна допомога визначається, виходячи з мінімальної заробітної плати – 262,81 грн.

Також згідно довідки ОК-7 потрібно знати загальний страховий стаж ФОПа для застосування відповідних коефіцієнтів. Розмір лікарняного розраховується з середньоденного доходу ФОПа. Але такий дохід також множиться на коефіцієнт страхового стажу ФОПа. Тому, середньоденний дохід може бути і меншим ніж 262.81 грн.

Також, ФОП може отримати оплату лікарняного від ПФУ лише починаючи з 6 дня тимчасової непрацездатності.

Як правильно розрахувати суму лікарняних і які документи потрібно подати до ПФУ можна переглянути за посиланням https://7eminar.ua/news/1923-likarnyani-dlya-fop-yak-otrimati-straxovi-viplati-vid-pfu

ФОП повинен сплачувати ПДФО 18 % та ВЗ 5 % з отриманих лікарняних, але не сплачує ЄСВ з отриманих лікарняних. Відповідно до роз’яснень ДПС лист від 12.08.2025 №874/2/99-00-24-01-03-02, самозайнята особа, яка отримує лікарняні від ПФУ, є для себе страхувальником та податковим агентом.

Тому ФОП зобов’язаний відобразити отриманий дохід в Об’єднаній звітності. Для цього у Додатку 4ДФ слід:

1. вказати суму отриманої допомоги за листком непрацездатності у графах 3а та 3,

2. у графах 4а та 4 відобразити сплачений ПДФО,

3. у графах 5а та 5 зазначити військовий збір,

4. застосувати ознаку доходу «127».

Податковий розрахунок подається разом із титульною сторінкою та Додатком 4ДФ. Граничний термін подання – до 20 числа місяця наступного за місяцем за який подається Податковий розрахунок.

Окрім цього, ФОП має подати до ПФУ Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом місяця з дня отримання лікарняних (п. 10 Порядку № 12). Це повідомлення можна подати через портал ПФУ або в паперовому вигляді до сервісного центру ПФУ.