Питання розглянуто у статті https://7eminar.ua/news/3141-generator-na-pidprijemstvi-pitannya-obliku-ta-opodatkuvannya

Для правильного оформлення списання пального, використаного для роботи генератора, підприємству потрібно пройти кілька основних етапів.

Спочатку необхідно визначити та затвердити норми витрат пального. Держава не встановила єдиних нормативів споживання для генераторів, тому підприємство розробляє їх самостійно. Для цього можна використати дані з технічної документації (паспорт або інструкція з експлуатації), або провести практичні вимірювання споживання пального під час роботи генератора. Отримані результати оформлюються у вигляді норм (наприклад, літрів на годину роботи) та затверджуються наказом керівника. Саме ці норми стають підставою для подальшого бухгалтерського списання.

Далі потрібно вести облік фактичного часу роботи генератора. Для цього складається Журнал обліку роботи генератора довільної форми, де фіксують дату та час запуску і зупинки, тривалість роботи в годинах, а також причину ввімкнення (наприклад, відключення електроенергії). На підставі цих даних визначається фактична кількість відпрацьованих годин.

Після цього оформлюється Акт на списання пального. Він є первинним документом, що має відповідати вимогам до первинних документів, встановленим ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». В акті зазначають модель генератора, період його використання, кількість годин роботи, норму витрати пального та загальний обсяг списаного пального, а також підписи членів комісії та затвердження керівника. Акт можна складати щомісяця або частіше — наприклад, щотижня.

У бухгалтерському обліку операції відображаються так:

– при придбанні пального: Дт 203 — Кт 631 (або 372);

– при списанні пального: Дт 23, 91, 92, 93, 949 — Кт 203.

Рахунок, який використовується при списанні, залежить від мети використання генератора:

Дт 23 — якщо він працює у виробництві,

Дт 91 — при використанні у загальновиробничих цілях,

Дт 92 — для адміністративних потреб,

Дт 93 — якщо забезпечує торговельні площі або склади,

Дт 949 — у разі інших цілей.

Крім того, варто врахувати, що відповідно до Інструкції №291 про застосування Плану рахунків (наказ Мінфіну від 30.11.1999 №291), облік пального ведеться на рахунку 203 «Паливо», а його списання — за напрямами використання у складі витрат діяльності.