Компенсація витрат за відрядження: нюанси конвертації валютних чеків

Проїзд і проживання підтверджуються документами - квитками і рахунками та/або чеками. Вам необхідно орієнтуватись на суми і валюту згідно з цими документами та обліковувати такі витрати за курсом НБУ на дату звітування працівником (ЗІР-роз’яснення: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43511).

А виписка з карткового рахунку працівника - це лише підтвердження того, що кошти списані саме з його рахунку, який може бути гривневим чи валютним - це не впливає на розрахунки.

У роз’ясненні ДПС ((https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/705512.html)), окрім іншого, міститься ще і позиція податківців щодо відшкодування банківських витрат працівника:

"Працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема, відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами – у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банка-емітента платіжної картки."

Таким чином, комісії банку, різниця валютних курсів тощо відшкодовуються як окремий елемент витрат у відрядженні, якщо це прямо передбачено положенням про відрядження. І у такому разі цю різницю відносимо на витрати відрядження за тим рахунком обліку, на який відносяться і добові та інші витрати у відрядженні.