Наскільки нам зрозуміло, документального підтвердження відмови у перетині кордону немає, тому поважну причину скасування відрядження довести працівник не може.
Оскільки відрядження фактично не відбулось з неповажної причини, на нашу думку, необхідно видати наказ про скасування відрядження датою повернення працівника, а згідно з роз’ясненнями ДПС виданий аванс він має повернути протягом 3 днів банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою) (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40944)

При цьому, враховуючи те, що відрядження скасоване, відшкодувати працівнику понесені витрати не вбачається можливим. Тобто, або він повертає весь виданий аванс, або неповернені кошти мають бути визнані його додатковим благом з відповідним оподаткуванням ПДФО та ВЗ.

Якщо аванс на відрядження не видавався, тоді добові та інші витрати просто не відшкодовуються.
Така ситуація, на жаль, непоодинока, але не передбачена законодавством, тому радимо отримати ІПК щодо можливості відшкодування працівнику витрат у відрядженні без оподаткування.

Варіантом компенсації працівнику понесених витрат може бути надання благодійної нецільової допомоги згідно з заявою працівника та наказом. Обмеження суми такої допомоги не встановлено, але згідно з пп. 170.7.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), врахуйте, що вона надається у 2025 році:
- у сумі до 4240 грн - без оподаткування;
- сума перевищення від 4240 грн буде оподатковуватись 18% ПДФО та 5% ВЗ.
ЄСВ не нараховується на усю суму, оскільки допомога має разовий характер згідно з п. 14 розділу І Переліку № 1170 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text).