Підтвердження витрат ФОП: видатковий ордер та підпис отримувача

Видатковий касовий ордер з підписом одержувача сам по собі не забезпечує достатнього підтвердження понесених витрат ФОПом на загальній системі. Він лише фіксує факт видачі готівкових коштів, але не пояснює, на що саме вони були витрачені й чи пов’язані ці витрати з підприємницькою діяльністю.

Згідно з пунктом 177.2 Податкового кодексу України, витрати ФОП повинні бути не тільки обґрунтованими, а й документально підтвердженими. Це означає, що поряд із ВКО бажано мати ще документи, які:

розкривають суть проведеної операції (наприклад, акт виконаних робіт, видаткову накладну, рахунок, договір);
підтверджують отримання оплати контрагентом — це може бути прибутковий касовий ордер (корінець), квитанція, товарний або фіскальний чек.
Особливо цінними є документи, оформлені з боку отримувача коштів: саме вони демонструють, що кошти були зараховані у рамках його господарської діяльності.

Підходи до підтвердження витрат для ФОП визначені також у наказі Мінфіну №261 від 13.05.2021. Серед прийнятних доказів — як платіжні документи, так і ті, що фіксують факт придбання або виконання робіт (акти, квитанції, чеки, договори тощо).

Тобто, ВКО — це лише одна ланка у ланцюжку підтвердження витрат. Щоб уникнути податкових ризиків, рекомендується отримувати від контрагента документи, що чітко вказують, за що саме були сплачені гроші та як це пов’язано з діяльністю обох сторін.