Зауважимо, що Договір позички ТЗ можна оформити без нотаріуса:

Відповідно до ч. 4 ст. 828 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15 договір позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), в якому хоча б однією стороною є фізична особа, укладається у письмовій формі і підлягає нотаріальному посвідченню. Чинне законодавство не містить визначення наземних самохідних транспортних засобів, натомість таке визначення витікає з пункту «b» статті 1 Європейської угоди, що стосується праці екіпажів транспортних засобів, які здійснюють міжнародні автомобільні перевезення (дата приєднання Україною 07.09.2005), визначає, що автомобіль — це будь-який самохідний автотранспортний засіб, який зазвичай використовують для автомобільних перевезень людей чи вантажів або для буксирування дорогами транспортних засобів, що їх використовують для перевезення людей чи вантажів. https://ips.ligazakon.net/document/MU70002S

Отже, тут також визначення непряме, але з цього ми знаємо, що автомобіль — це точно самохідний транспортний засіб. Так, такого визначення немає в ЦКУ, і на цій підставі можливо вважати, що договір позички будь-якого автомобіля також потрібно обов'язково завіряти, інколи висловлюється така думка. Але визначення є в деяких міжнародних актах, конвенціях, до яких долучилася Україна. З обережності вкажемо: не виключено, що за певних обставин та чи інша посадова особа контролюючого органу буде мати іншу думку, та свою позицію доведеться відстоювати.

Що дасть оформлення автомобіля в позичку? Тоді можна заправляти за кошт підприємства, як своє, і списувати пальне за нормами, вести подорожні листи, встановити норми потрібно наказом по підприємству, можливо запросити їх у спеціалізованому підприємстві. Тимчасові норми пального на орендоване (позичене) авто можливо встановити наказом, працівник у відрядженні має вести подорожні листи, мати чеки з заправок, на підставі цього він звітує за виданим авансом, підприємство оприбутковує та списує пальне. Норми можна встановити за даними виробника моделі авто, за Методичними рекомендаціями або за іншими розрахованими показниками, тобто власними вимірюваннями, головне щоб наказ про затвердження таких норм існував до початку відрядження, доцільно його видати одночасно із укладенням договору позички.

Якщо ж цього всього не встигаєте зробити. Ситуація, коли працівник вирушає у відрядження на власному автомобілі. В такому випадку має місце використання власного автотранспорту працівника для службових завдань. Компенсація витрат працівника є законним способом відшкодувати йому витрати, але вона одночасно є додатковим благом та оподатковується ПДФО 18% та військовим збором 5%, але не є об’єктом для нарахування ЄСВ (згідно з Переліком №1170). Оформлення службового відрядження на авто працівника потребує заяви від працівника щодо використання його автомобіля для службової діяльності та наказу керівника про це. Одночасно узгоджується сума компенсації та що саме буде компенсуватися. Зазвичай у компенсацію використання транспорту працівника входить підтверджене використання пального чи витратних матеріалів, можливо поточного ремонту тощо. За якими нормами — так само слід встановити в наказі про використання транспорту працівника в службових цілях. Але, в цьому разі проблемою буде саме надання авансу — доцільно його повернути, після закінчення відрядження, і в той самий день сплатити податки та видати вже як компенсацію.

Проводки, якщо оформлено позичку:

Дт203 Кт685, Дт685 Кт3721, (або ,оминаючи постачальника пального - дт203кт3721). Списання Дт92-94 Кт203

Проводки, якщо оформлено як використання власного транспорту у службових цілях:

Дт 91-94 Кт685/директор - нарахування компенсації, згідно поданого звіту та умовам наказу;

Дт661Кт6411,642 - утримання податків за рахунок зарплатного доходу

Дт6411,642кт311 сплата податків

Дт301 Кт3721 повернення невикористаного авансу після відрядження

Дт685 Кт301 - видача директору цієї суми вже як компенсації за використання власного транспорту