Облік програмного забезпечення на позабалансовому рахунку: нюанси

Бажано оформити наказ про призначення відповідальної особи за користування такого програмного продукту.

Так як право використання програмного продукту не має матеріального вираження, то класичному розумінні матеріально-відповідальної особи не буде.
Тому проводити саму інвентаризацію на позабалансових рахунках потрібно відповідно до п.6 розділу 1 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#n17.

Але так як фізичної наявності ресурсу (матеріаольної форми) немає, то перевіряють наявність ліцензійних договорів, актів приймання-передачі прав користування та інших документів, що були підставою для оприбуткування ПЗ на позабалансовий рахунок (Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, п. 2.1 розд. ІІІ). Також чи відповідають дані бухгалтерського обліку на позабалансовому рахунку (назва ПЗ, вартість права користування, якщо вона визначена в договорі) даним первинних документів, чи дотримуються умови ліцензійного договору (строк дії права користування, кількість дозволених користувачів, що підключені).

В інвентаризаційному описі варто вказати особу, яка може проконтролювати цей процес перевірки. Це може бути системний адміністратор, керівник ІТ-відділу чи користувач цього ПЗ. Він може підписати такий опис як МВО.

Більше про процес інвентаризації, зразки документів можна знайти тут
https://7eminar.ua/news/12654-inventarizaciya-gaid-vid-redakciyi-7eminar