Ви можете оформити рішення про внесення додаткового капіталу

Після набуття чинності з 27.08.2025 року Закону №4564-IX від 31.07.2025 року, внесення коштів до додаткового капіталу ТОВ не потребує держреєстрації змін до відомостей про юридичну особу в ЄДР. Оскільки розмір статутного капіталу, розміри часток у статутному капіталі чи склад учасників товариства не змінюються, змінювати статут також не потрібно.

Таке внесення додаткового капіталу достатньо оформити Рішенням та Протоколом загальних зборів засновників без нотаріального посвідчення, в разі, якщо розміри часток засновників не змінюються.

В ньому обов'язково зазначаються: розмір внеску, форма внеску (гроші, цінні папери, інше майно), строки внесення вкладу.

Збільшення суми статутного капіталу потребує нотаріального засвідчення.

Згідно із Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань», ст. 15, ч. 6 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/755-15#n476, справжність підписів на рішенні уповноваженого органу управління юридичної особи (тобто на протоколі загальних зборів) підлягає нотаріальному засвідченню. Це стосується, наприклад, таких рішень
Про зміну розміру статутного капіталу.
Про зміну керівника.
Про зміну місцезнаходження.
Про затвердження нової редакції статуту.
Про реорганізацію або ліквідацію товариства

Тобто вважаємо, що в разі, якщо таке нотаріальне засвідчення не було проведено і зміни про суми та розмір часток засновників не були внесені в ЄДР, то варіантом виходу до кінця року може бути саме внесення додаткового капіталу.
Про бухоблік такого внеску можете прочитати тут https://7eminar.ua/news/12183-dodatkovii-kapital-po-novomu-zakonu-4564-provodki-oblik-oformlennya
А потім вже окремо провести збори засновників та провести всі юридичні процедури по внесенню змін в статутний капітал і провести нотаріальні та реєстраційні дії.

Водночас можлива і ситуація, коли такі внески в статутний капітал зроблені раніше, ніж проведені зміни.
В такому разі кошти, отримані до моменту реєстрації збільшення статутного капіталу в ЄДР, обліковуються на субрахунку 404 «Внески до незареєстрованого статутного капіталу» .
https://7eminar.ua/news/9837-zbilsennya-statutnogo-kapitalu-oblik-kostiv-do-rejestraciyi-v-jedr

Прямого строку, визначеного в законодавстві для внесення змін не встановлено. Але на піідставі ч.6 ст.18 Закону "Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2275-19#n85 можемо побачити, що:
"Учасники товариства можуть вносити додаткові вклади протягом строку, встановленого рішенням загальних зборів учасників, але не більше ніж протягом одного року з дня прийняття рішення про залучення додаткових вкладів."
Тому в вашому випадку як мінімум таке рішення про внесення варто зробити до того, як почали надходити кошти та не затягувати із внесенням змін в ЄДР

Також варто проконсультуватися з юристом щодо юридичної частини проведення таких змін чи внесення змін до Статуту ТОВ.