Оформлення навчання співробітників за кордоном: нюанси та рекомендації

Особливості ПДВ обліку, податку на прибуток та інші нюанси можуть залежати від характеру таких послуг і потребують окремого аналізу вашої конкретної ситуації.

Без детального вивчення нюансів ваших договорів з покупцем та постачальником та лише з короткого опису ситуації не повністю можна зрозуміти окремі нюанси, тому в відповіді передбачені різні узагальнені варіанти. В тому числі в питання не вказано статус контрагентів, хто є резидентом, хто є нерезидентом, чи є всі учасники процесу платниками ПДВ. А також роль відіграє місце проведення навчання та проводиться воно очно чи онлайн.

Оплата послуг з навчання співробітників вашого іноземного покупця, що надаються стороннім постачальником-нерезидентом за кордоном, як правило, не є об'єктом оподаткування ПДВ в Україні. Адже місце постачання послуг визначається на підставі ст.186 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4496. Тому якщо ваш постачальник, який навчає, знаходиться за кордоном, то об'єкту ПДВ не виникає.
https://svp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/573666.html

Але при виплаті коштів іноземному контрагенту може виникнути обов'язок утримати податок на доходи нерезидентів (податок на репатріацію). Тут слід ознайомитися із ст.141.4.1 ПКУ.
І хоча освітні послуги там прямо не вказані, але в разі, якщо це "технічне" навчання по користуванню обладнанням, то його можуть розцінити як інжинірингові послуги.
Або це можуть бути консультаційні послуги: якщо навчання має характер консультацій.

Якщо послуги підпадають під оподаткування податком на доходи нерезидента, стандартна ставка податку становить 15% від суми доходу, якщо інше не передбачено міжнародною конвенцією про уникнення подвійного оподаткування між Україною та іноземноюю державою. Для застосування пільгової ставки або звільнення від оподаткування нерезидент повинен надати довідку, що підтверджує його статус резидента країни, з якою Україна уклала відповідну конвенцію.

Якщо ж навчання проводить резидент України, то керуємося стандартними правилами бухгалтерського обліку та сплачуємо контрагенту як українському постачальнику без утримання окремих податків.

В будь-якому випадку надання послуг повинно бути документально оформлене.
У вас повинен бути:

- договір з постачальником, в якому чітко визначено предмет та характер послуг, вартість, місце надання послуг та сторони.
- акт наданих послуг або інший документ, що підтверджує факт надання послуг (наприклад, сертифікат про отримання певного рівня чи кваліфікації)
- документи, що підтверджують оплату.

Якщо такі послуги вам не компенсуються вашим покупцем і входять у вартість готової продукції (обладнання, що поставляється), то з точки зору бухгалтерського обліку вони можуть як входити в прямі витрати на собівартість вашої продукції, що поставляється, так і в витрати та збут, якщо це передбачено вашою обліковою політикою чи статтями калькулювання витрат на виробництво.