Відшкодування витрат сторонній особі: ПДФО, ВЗ та звітність

Інтереси нашого ТОВ (загальник. платник ПДВ) безкоштовно представляла стороння особа, не працівник, і оплатила послуги реєстрації транспортного засобу своїми власними готівковими коштами. Згідно складеного звіту про використання коштів, ми відшкодували йому вартість понесених витрат для реєстрації ТЗ а також вартість РКО в банку, де проводився платіж. Чи потрібно з такого відшкодування утримувати ПДФО та ВЗ? Як відображати в об'єднаній звітності таке відшкодування і чи в принципі це потрібно?

ОК

Ольга, консультант

експерт

30.10.2025 | 20:43

Очікує відповідь

ПДФО та ВЗ з компенсації слід утримувати.

Суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку включаються до оподатковуваного доходу як додаткове благо (пп."г" п.164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20241201#n3627). Тож ТОВ може відшкодовувати витрати фізособі тільки з утриманням ПДФО та ВЗ з суми компенсації.

Податківці в ЗІР, категорія 103.04 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40099 зазначають наступне:
якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.

Тобто без оподаткування компенсувати витрати можна тільки найманому працівнику.

В Додатку 4ДФ суму компенсації відображайте з ознакою доходу "126".

Раді допомогти, звертайтесь ще!