Облік товарних надходжень без накладної для спрощенця ТОВ

Вітаю! Чи може ТОВ, спрощенець, 3 гр. ЄП, діяльність кінотеатру та кафе, проводити в обліку надходження товару на підставі рахунку на оплату від постачальника? Оплату зроблено 100%, а при поставці товару не надали накладну і в подальшому постачальник закрив свій фоп, можливості отримати накладну не має. Як краще провести в обліку надходження в такій ситуації?

ОК

Оксана, консультант

експерт

29.10.2025 | 21:45

Очікує відповідь

Ні, рахунок на оплату сам по собі не є достатнім підтвердженням надходження товару; рекомендовано спробувати отримати акт приймання-передачі або акт звірки з ФОП, навіть якщо його припинено.

На нашу думку, рахунок на оплату не є первинним документом, який підтверджує факт надходження товару, оскільки він лише виражає намір здійснити поставку, але не засвідчує сам факт її здійснення. Первинними документами можуть бути видаткова накладна, акт приймання-передачі або інший документ, підписаний сторонами, що підтверджує отримання товару.

Попри те, що ФОП припинив діяльність, фізична особа не зникає - вона залишається учасником правовідносин і може підписати відповідні документи як фізособа (не як ФОП).

Тому доцільно спробувати зв’язатися з цією особою та домовитися про підписання: акту приймання-передачі (якщо немає видаткової накладної), або акту звірки розрахунків, у якому буде підтверджено факт отримання та оплати товару.

Ці документи можуть бути прийнятими як обґрунтування господарської операції під час перевірки, навіть якщо підписані вже після припинення ФОП, але за умови, що товар фактично отриманий, і це підтверджено.

Якщо ж такої можливості немає, підприємство може скласти внутрішній акт приймання товару, підписаний відповідальною комісією. Однак слід враховувати, що податкова може поставити під сумнів джерело отримання товару (зокрема, саме від цього контрагента), що створює певні ризики з точки зору документального підтвердження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!