Зберігання пального в каністрах об’ємом до 60 літрів включно для власних потреб не потребує ліцензії (ч. 5 ст. 28 Закону України № 3817-IX). Основний податковий ризик виникає, якщо не підтвердити документально господарське використання пального — тоді його вартість може бути розцінена як додаткове благо працівника. Передача пального тремім особам без наявності ліцензіїї та реєстраціїї акцизного податку - порушення законодвства з обігу та зберігання підакцизних товарів , зокрема Закону 3817, та ПКУ.

Якщо укладено договір або видано наказ про використання працівниками особистого транспорту в службових цілях, підприємство не має права заправляти такі транспортні засоби або передавати пальне працівникам. У цьому випадку:

працівники заправляють авто власним коштом;
витрати підтверджують документами (чеки, маршрутні листи);
підприємство компенсує ці витрати грошима.

Така компенсація:

оподатковується ПДФО і військовим збором (ознака доходу — «127»),
не є базою для нарахування ЄСВ згідно з п. 3 розд. ІІ Переліку № 1170 (постанова КМУ від 22.12.2010 № 1170).
У цьому випадку пальне є власністю фізичної особи і не обліковується підприємством. Відтак, каністри та способи заправки не стосуються підприємства, це особиста справа фізособи. Зберігання пального фізособою не потребує ліцензії.

Інша ситуація — коли пальне придбане за рахунок підприємства та фактично передається працівникам для заправки їхніх особистих транспортних засобів (які не передані підприємству в оренду чи позичку). У такому випадку:

Передача пального є реалізацією (пп. 14.1.212 ПКУ), що передбачає:

необхідність мати ліцензію на реалізацію пального (зг ідно Закону № 3817-IX);
бути зареєстрованим платником акцизного податку (ст. 15, ст. 221 ПКУ).
Відповідальність за порушення передбачена ст. 73 Закону № 3817-IX та відповідними нормами ПКУ.
Формується додаткове благо фізособі — надання пального безоплатно:

оподатковується ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта (пп. 164.5 ПКУ);
нараховується військовий збір;
також нараховується ЄСВ, оскільки благо надано працівнику (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464-VI).

Правильний підхід — укласти договір оренди або позички транспортного засобу з працівником. У такому випадку транспортний засіб стає частиною господарської діяльності підприємства, і пальне може закуповуватися підприємством для заправки цих ТЗ.

При цьому:

якщо каністри об'ємом до 60 літрів, ліцензія на зберігання не потрібна (ч. 5 ст. 28 Закону № 3817-IX);
але якщо перевозиться пальне понад 5 літрів, навіть у каністрах, обов’язково подається заявка на переміщення пального транспортним засобом, який не є пересувним акцизним складом.
Це прямо зазначено у ЗІР:
https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41503

У ЗІР роз’яснено, що заявка обов’язкова, окрім випадків, коли пальне перевозиться в упаковці до 5 л включно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!