Є два варіанти дій. 1. Слід відобразити таку суму як безповротну допомогу шлязом оплати зобов'язання ТОВ невизнченою особою., із одночасним визнанням дозоду. Тобто, на дату оплати (що можна відслідкувати за даними оператора) зробити проведення ДТ631/оператор зв'язку - Кт 718. При цьому, якщо оператор зв'язку надав податкову накладну на цю суму, слід згідно 198.5 ПКУ зробити компенсуючу податкову накладну не пізніше останнього дня місяця, на цю суму, оскліьки права на податкий кредит за цима 400 грн немає.

2. Якщо працвник сплатив своїми коштами,- оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, а також установлено норму оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені строки, то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використання власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються.

(https://zt.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/842926.html та https://7eminar.ua/news/2346-ipk )

Отже, можна без наслідків прозвітувати із запізненням.

Якщо плата відбулася карткою, авансовий звіт не обов'язковий, достатньо документів. Тому, можливо врахувати цю оплату спочатку як невизначену - Дт631Кт685, потім, коли працвник надасть виписку з банківського рахунку, де буде зазначена оплата саме цього зв'язку, зробити проведенння Дт685 Кт3721, та надалі компенсувати ці витрати. Або, якщо працвник прощає заборгваність - Дт3721Кт718, тобто прийти до того ж, що і в першому варіанті.

Раді допомогти, звертайтесь ще!