На нашу думку, якщо це заміна окремих запчастин якогось обладнання, яке Ви поставили своєму покупцю, а нерезидент-виробник замінює браковану детал, то Ви фактично "транзитом" передаєте цю деталь своєиу покупцю

В обліку у Вас мало б бути відображено (якщо за договором ця запчастина не переходить до Вас у власність, а має бути передана Вашому покупцю як заміна):

1) отримання та передання запчастини від нерезидента на заміну
Дт 0251 - оприбуткували запчастину на забаланс, режим імпорт (інвойс)
Кт 0251 - передали запчастину на Вашого покупця (видаткова накладна - поміткою гарантійна заміна)
Дт 6412 Кт 377/митниця - податковий кредит з ПДВ (якщо є сплачений імпортний ПДВ),
Дт 93 Кт 377/митниця, 63 (перевезення), інші витрати - мито та інші витрати пов`язані з доставкою цієї деталі на гарантійну заміну та передача її покупцю

2) Якщо це ввезення та передача запчастини є виконанням не Ваших гарантійних зобов`язань перед покупцем, а зобов`язань нерезидента, то маєте нарахувати умовні ПЗ за п. 198.5 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931) на імпортний ПДВ. На нашу думку, для Вас передача запастин не є безплатною поставкою (адже Ви не маєте права власності на цей товар), тому п. 188.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251001#n4551) не застосовується.

Щодо відшкодування нерезидентом понесених Вами витрат

Вважаємо, що в цій ситуації якщо Ви перевиставляєте на відшкодування ПДВ при імпорті та мито, то це не можна вважати наданням Вами послуг, нерезидент відшкодовує митні платежі, які Ви повністю сплатили до українського бюджету.

Що стосується інших витрат (перевезення), то вони будуть відшкодовані Вам як послуги, надані нерезиденту. Якщо в межахукладеного договору Ви організовуєте таке перевезення як експедитор, то буде застовоаний п. 186.3 "ж" ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251001#n4496):

- на суму експедиторської винагороди ПДВ не нараховується

- витрати на транспорт перевиставляються так, як отримані від перевізника (УПК № 610 від 06.07.2012, питання 10, https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0610837-12#Text).

Ящо Ви передбачали в договорі, що будете виступати експедитором, то вся сума компенсації таких послуг буде оплтакована ПДВ 20 %, оскільки за загальним правилом місцем постачання цих послуг - місце реєстрації Вас, як постачальника послуг (п. 186.4 ПКУ),

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!