Витрати на відрядження: облік, податки та корпоративні картки

Добрий день! Маємо відрядження закордон з 21 по 25 вересня. Згідно наказу сума добових за кожен день складає 80 євро. 19.09 вплачено на особисту карту аванс в гривні, по курсу на дату авансу НБУ 48,785. Дата авансового звіту 30.09 , курс НБУ 48,4408. Правильно буде перерахувати добові по курсу НБУ за кожен день відрядження або на дату затвердження звіту? Чи потрібно утримувати з працівника ПДФО та ВЗ або це витрати підприємства? Якими проводками відобразити в обліку витрати на це відрядження, перевитрату та утримання податків? Чи може один працівник, на якого відкрита корпоративна картка, розраховуватись за інших працівників, придбавати квітки, проживання і відзвітуватись за всіх?

ОК

Ольга, консультант

експерт

02.10.2025 | 17:48

Очікує відповідь

Добові слід перераховувати за щоденним курсом.

До оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день (п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251001#n3965

Тобто потрібно перевіряти чи не перевищує виданий гривневий еквівалент добових на кожен день відрядження еквівалент 80 євро на добу по курсу на кожен такий день.

Розраховуємо суму добових окремо за кожний день відрядження у гривнях за курсом НБУ, встановленим у цей день. Для цього 80 євро множимо на щоденний курс. Далі отримані суми потрібно скласти разом і порівняти з сумою, що була розрахована на дату видачі добових.

Якщо гривневий еквівалент розрахованих добових перевищує отриману внаслідок щоденого перерахунку суму – виникло перевищення суми добових за рахунок курсових різниць. Сума перевищення підлягає оподаткуванню з застосуванням натурального коефіцієнта (п.164.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627). Податки утримуються з працівника.

ЄСВ на суму перевищення не нараховується ( п.6 розд. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, затвердженому Постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#o14).

В обліку:

Дт 372 – Кт311 - Видача авансу на відрядження

Дт 91 (92,93,23,28) – Кт 372 - визнання витрат за авансовим звітом

Дт 949 – Кт 372 – понаднормові добові

Податки утримуються із заробітної плати:

Дт 661 - Кт 641(642)

Так, може. Працвник може розрахуватися корпоративною карткою за інших працівників, при цьому, підприємство має видати наказ до початку відрядження, в якому уповноважує працівника здійснити оплату за квитки та готель за інших працівників. В такому разі працівник звітує за всі витрачені кошти.

Раді допомогти, звертайтесь ще!