Витрати на відрядження: що робити з неправильною оплатою

добрий день!
працівникові видано на його особисту картку аванс на відрядження: добові, квитки, готель
Готель працівник оплатив не з тієї картки, на яку були відправлені кошти,Що робити в такому випадку? чи можна так робити?

НК

Наталя, консультант

експерт

02.10.2025 | 15:11

Очікує відповідь

Працівник повинен надати підтверджувальні документами про витрати у відрядженні. Якщо оплату готелю він здійснив з особистої картки- також виписку з особистого рахунку.

Відповідно до пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

До підтвердних документів належать:
– транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
– документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
– документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
– документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
– інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Таким чином, працівник має надати підтверджувальні документи оплати готелю, які підтверджують, що витрати були понесені саме ним, а підприємство має відшкодувати ці витрати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!