Витрати на відрядження: оплата, документи та податкові нюанси

Вітаю.ТОВ(заг.с-ма,ПДВ,податк.різниці). У відрядження поїхали одразу 4 працівника. Аванс компанія не виплачувала, виплата після аванс.звіту. 1)Один з працівників за отелі розрах-ся сам за всіх. Надав на це чеки.У документах вказана -заг.інф-ція: дата прожив, номерів -2 _ 2х-місних. Чи є це вірним документом -для відшкод.витрат працівнику -без ПДФО та ВЗ. Тобто можна, щоб у відрядженні -за всіх платив один відряджений? 2)Якщо на деякі витрати працівник не надав чек про оплату (інші документи є-типу інвойс),чи можемо такі документи прикріпити (як доказ про відрядж),але не виплачувати,щоб не нараховувати ПДФО та ВЗ? 3)У закорд.відрядж.-витрати перерах у грн. на дату розрах. по курсу НБУ? дякую

ОК

Олена, консультант

експерт

29.09.2025 | 18:20

Відповідь надано

З метою оптимізації оподаткування доцільно одному із відряджених доручити провести оплату за всіх відряджених

1.Рахунки на проживання мають містити інформацію ,в т.ч про проживаючих. Тобто вказано ПІБ відряджених, що заселені в ці номери, дати проживання та вартість.

2.Якщо працівник розраховувався готівкою, то чек має бути обов’язково. У разі оплати карткою достатньо виписки з карткового рахунку і інвойсу.

З метою оптимізації оподаткування доцільно одному із відряджених доручити провести оплату за всіх відряджених. Якщо цього не зробити, то оподаткування компенсації за інших проживаючих не уникнути, навіть за наявності бездоганних підтвердних документів.

3. Компенсація понесених у відряджені витрат проводиться у гривні за курсом НБУ на дату звітування (п. 19. Розд. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92 )

Раді допомогти, звертайтесь ще!