Альтернативи підписання видаткових накладних в умовах електронного документообігу

Вітаю!Юр.ос., заг. с-ма, неплатник ПДВ. За дог-м поставки програмної продукції отримує від постач-ка доступ до онлайн-сервісів Google, а саме можливість створення визначеної кількості пошт. адрес (фізично нічого не передається, а надається доступ). За умовами дог-ру, Постачальник не пізніше 5 числа місяця, що настає за розрахунковим, надає Покупцю видаткову накладну. Дог-м передбачено ел. документообіг. Видаткові складаються останнім днем місяця, в Медок завантажуються в перших числах наступного за звіт. місяця. Вважаємо, що видаткові мають бути підписані сторонами саме в день складання документу, але Постачальник не має такої змоги. Чи є альтернативні варіанти вирішення ситуації (самоакт)?

ВК

Вероніка, консультант

експерт

30.09.2025 | 08:33

Очікує відповідь

Так, самоакт може бути альтернативою.

Якщо до закінчення звітного періоду, Ви не отримали документи, то витрати слід відобразити у звітному періоді на підставі самоакту. Це визначено до п. 2.5 Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text
"якщо на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.
У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента. Відсутність відповідного первинного документа не є причиною невизнання витрат."

Слід зазначити, що відповідно до п. 2 ст. 9 Закону №996 Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
назву документа (форми);
дату складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Як бачимо, серед обов’язкових реквізитів первинного документа, визначених п. 2 ст. 9 Закону №996 , дата підписання документа відсутня, тому платникам податку при здійсненні операцій слід використовувати дату складання документа (в паперовій чи електронній формі), який містить відомості про постачання послуг платником податку, оскільки даний реквізит визначений Законом №966 як обов'язковий для первинного документа.
Також за нормами п. 187.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528 , дата виникнення ПДВ-зобов'язань — це дата відвантаження товарів, дата оформлення документа, що підтверджує постачання послуг. Для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", незалежно від дати накладення електронного підпису.