Витрата підприємства по оплаті послуги через підзвітну особу – працівника – правомірна, за наявності підтвердних документів (виписка з рахунку працівника та підтвердження отриманих послуг). Із останнім безумовно існує проблема, оскільки іноземні постачальники електронних послуг не надають таких первинних документів, які звичні для українського документообігу. Але підтвердженням електронних послуг, таких як реклама, підписка, доступ до ресурсу та інші, можуть слугувати виставлені інвойси, записи в особистому кабінеті на відповідному сайті, зміст публічного договору ліцензії (підписки) на ресурс, знімки екрана з сайту відповідного ресурсу, а також може бути складений внутрішній документ – акт отримання послуг від нерезидента.

У даному випадку такі документи повинно мати саме підприємство, а не працівник. Тобто, якщо це, наприклад, реєстрація на ресурсі, то особовий запис має бути або на саму юридичну особу, або, якщо запис створено на фізичну особу, слід внутрішніми документами визначити доручення фізособі зареєструватися від імені підприємства, передати пароль та інші дані керівнику, й визначити внутрішнім документом порядок користування особистим записом на ресурсі. Тоді не буде сумнівів, що це послуга, яка надається підприємству, а не особисто працівнику.

Сума послуг визначається у валюті за курсом на день оплати. Працівникові відшкодовується сума, яка списана з картки.

Різницю між сумою витрат, визнаних за валютною складовою, перерахованою за курсом НБУ, та гривневим еквівалентом списаних банком витрат також відшкодовують працівникові. Це також є витратами підприємства. Тобто відшкодовувати потрібно ту суму, яка фактично списалася у працівника. Ці додаткові витрати не є курсовою різницею, а різниця, що виникає під час розрахунку, є виключно банківськими витратами підприємства (на придбання валюти за комерційним курсом, на комісії банків – учасників розрахунків та платіжних систем). З точки зору оподаткування податком на прибуток ці витрати є цілком виправданими і законними. А документальним підтвердженням таких витрат якраз і стане банківська виписка за відповідним рахунком. Докладніше: https://7eminar.ua/news/8849-grivnevi-kartki-u-valyutnomu-vidryadzenni#yak-vidobrazyty-riznytsiu

Так, потрібно реєструвати ПН.

Відповідно до пункту 208.2 статті 208 ПКУ, отримувач послуг має самостійно нарахувати ПДВ за основною ставкою (20%) або ставкою 7% – залежно від виду послуг. Розрахунок здійснюється на базу оподаткування, визначену згідно з пунктом 190.2 статті 190 ПКУ (зазвичай – це договірна вартість послуг).

Після цього отримувач послуг (тобто платник ПДВ):

складає податкову накладну відповідно до статті 201 ПКУ;
реєструє її у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН);
має право включити відповідну суму ПДВ до податкового кредиту за умови, що накладна була вчасно зареєстрована (відповідно до пункту 198.2 статті 198 ПКУ).
Стосовно моменту виникнення податкового зобов’язання – діє принцип першої події. Згідно з пунктом 187.8 статті 187 ПКУ, ПДВ виникає або на дату списання коштів на користь нерезидента, або на дату документа, що підтверджує факт отримання послуг – залежно від того, яка подія настала раніше.

Раді допомогти, звертайтесь ще!