Електронний кадровий документообіг: важливі нюанси та дати підписання

Повністю перевести на електронний документообіг не має можливості. Частину документів, що мають роздруковуватись та зберігатись 75 років, маєте вести в паперовому вигляді.

З кадровими наказами працівник має ознайомлюатися під власний підпис. В цьому випадку потрібен власний ключ працівника, який особа генерує самостійно. Дата підпису важлива- це дата ознайомлення з документом. Документ буде вважатись складений 01.08.2025, а ознайомлення працівника буде 18.08.2025.
Для документів тривалого строку зберігання обов’язкова паперова їх форма. Згідно з п. 4 розд. I Порядку роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5, документи постійного і тривалого зберігання підприємства зобов’язані зберігати у двох формах: паперовій та електронній.

Є загальні норми, яких слід дотримуватися, прописані в Законі України від 22.05.2003 № 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг", Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5, Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 року № 1000/5.

Суб’єкти ЕДО повинні зберігати е-документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання е-документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання е-документів на електронних носіях інформації протягом строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти ЕДО повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, е-документи слід зберігати у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері) (ст. 13 Закону № 851).
Корисні посилання: https://7eminar.ua/events/3842/8829 .

Раді допомогти, звертайтесь ще!