Необхідні штампи для роботи з паперовими документами в бухобліку

В Україні немає єдиного загальнодержавного акта, який би чітко визначав перелік штампів та порядок їх використання. Певні правила щодо цього містяться лише у главі 3 «Печатки» розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n121

Правила № 1000/5 не встановлюють єдиного державного переліку штампів, які обов’язкові для всіх установ. Вони лише визначають, які печатки й штампи можуть використовуватися та як регулюється порядок їх застосування. Своїми словами зміст виглядає так:

Установа може мати гербову печатку (якщо вона має право на використання державної символіки) або печатку із власною назвою та ідентифікаційним кодом. Такою печаткою (за наявності) скріплюються документи, що підтверджують права громадян чи юросіб, а також документи, пов’язані з рухом коштів і матеріальних цінностей.

Окрім основної печатки установи, можуть використовуватись:

печатки структурних підрозділів (наприклад, бухгалтерії, відділу кадрів, служби діловодства);
спеціальні печатки для окремих категорій документів (копії, перепустки, конверти тощо);
металеві печатки для опечатування приміщень, сейфів, шаф;
штампи із повним найменуванням установи та іншими реквізитами.
Види та кількість печаток і штампів установа визначає самостійно у власній інструкції з діловодства. Там же фіксується перелік документів, які обов’язково засвідчуються печаткою, та порядок їх застосування.

Керівник установи своїм розпорядженням встановлює порядок використання печаток, умови їх зберігання, а також призначає відповідальних осіб. Якщо певні співробітники отримують право засвідчувати документи або їх копії, це оформлюється довіреністю та відображається у посадових інструкціях.

Відбиток печатки ставиться так, щоб він перекривав кілька останніх літер назви посади підписанта, але не сам підпис. Якщо форма документа передбачає місце для печатки (позначене «М.П.»), її ставлять там.

Усі печатки та штампи обліковуються у спеціальному журналі (форма наведена в додатку 2 до Правил https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1386). Видача їх посадовим особам здійснюється під підпис у цьому журналі.

Зберігати печатки та штампи треба в сейфах або шафах, які закриваються і опечатуються. Щонайменше раз на рік комісія, призначена керівником, проводить перевірку їх наявності та складає акт перевірки (Правила № 1000/5, розд. ІІ, гл. 3).

Суб’єктам господарювання не обов’язково використовувати печатки і штампи

У Правилах № 1000/5 (наказ Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, розд. ІІ, гл. 3 «Печатки») прямо немає фіксованого державного переліку штампів. У документі лише визначено:

печатка установи (гербова або із зазначенням найменування та коду);
печатки структурних підрозділів (діловодство, бухгалтерія, кадрова служба тощо);
печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо);
металеві печатки для опечатування приміщень, шаф, сейфів;
штампи з повним найменуванням установи та реквізитами бланка (Правила № 1000/5, п. 1–3 глави 3).
У самих Правилах також зазначено, що вид і кількість печаток та штампів установа визначає у своїй інструкції з діловодства (п. 4 глави 3).

Тобто, офіційного «національного стандартного» переліку штампів не існує. Джерело інформації — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затв. наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Найпоширенішими видами штампів, які використовують під час складання та оформлення документів, є:

• Кутові штампи — застосовуються при оформленні бухгалтерських документів та деяких видів довідок
• Штампи для засвідчення копій документів — «Копія», «Згідно з оригіналом».
• Штампи для відміток про надходження документів.
• Штампи із датою (нумератори)
• Штампи для відміток про контроль — «Контроль» або «К».
• Штампи для відміток про обмеження доступу — «Конфіденційно», «Для службового користування», «Особисто» (як правило, для пакування).
• Штампи з повним найменуванням підприємства — наприклад, для проставлення у трудових книжках працівників.
• Штампи для бухгалтерських операцій — «Сплачено», «Відпущено».

Як вже було зазначено, перелік таких штампів, які застосовує організація, повинен бути зафіксований у у власній інструкції з діловодства, затвердженій керівником, або закріплений наказом керівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!