Коли відносити витрати на проживання відрядженого працівника

Працівника направлено у відрядження, оплату за проживання оплачуємо безготівково, працівнику подовжували вже 2 рази відрядження, і відповідно проживання подовжували, є декілька рахунків оплачених безготівково за проживання і акти до них. Питання: коли можна віднести витрати на проживання відрядженого працівника за актами - 1. по даті акта, не дочекавшись закінчення відрядження працівника чи 2. по даті звіта працівника після відрядження, а до цього - ці суми залишаються в передплаті?

ОК

Олена, консультант

експерт

31.05.2025 | 22:19

Відповідь надано

Витрати формуються на підставі первинних документів

Згідно з п. 1 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи.

Якщо акт надання послуг із проживання складено на підприємство (сторонами акта є готель та підприємство), то такий документ відображається в обліку в кореспонденції з субрахунком 631 та відповідним рахунком витрат. Дата відображення такого документа в обліку має збігатися з датою складання акта.

А в тому разі, якщо стороною договору виступає фізособа-працівник, такий акт, що підтверджує понесені на проживання витрати, додається ним до авансового звіту. Отже, тоді витрати на проживання працівника у відрядженні відображають в обліку за датою затвердження авансового звіту, наданого працівником. Адже саме авансовий звіт тут буде первинним документом, за яким в обліку відображають витрати.

Зважаючи на те, що працівник діє (отримує послуги з проживання) від імені підприємства, бухгалтерський запис матиме аналогічний вигляд (Д-т рахунок витрат К-т 631 (за аналітикою щодо готелю)). Таким чином, у цьому разі теж закривається субрахунок 631 у частині розрахунків із готелем.

Решта витрат, понесених працівником у відрядженні, які він оплачував із власних або виданих під звіт готівкових коштів, відображаються у кореспонденції дебету витратних рахунків з кредитом субрахунку 372.

Раді допомогти, звертайтесь ще!