Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо. п.12. Розділ ІІ Інструкції № 59.

За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті) абз. А. п.7. Розділ ІІІ Інструкції № 59.

Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженням (частина перша статті 121 Кодексу законів про працю України).

Відповідно до поданого Звіту суб’єкт господарювання повинен відшкодувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні.

Сума компенсації працівнику курсової різниці, що виникла при оплаті службових витрат гривневою карткою, не є об'єктом для нарахування ПДФО та ВЗ. Це пов'язано з тим, що дана компенсація не є доходом працівника, а відшкодовує його фактичні, підтверджуючі витрати, пов'язані з виконанням трудових обов'язків.

Працівник у Звіті про використання коштів має зазначити фактично понесені витрати у сумі 12861,19 грн та 1894,90 грн, саме ці суми підлягають відшкодуванню. Для підтвердження фактичної оплати та уникнення розбіжностей, рекомендуємо щоб працівник надав виписку з його банківського рахунку, що відображає списання коштів у зазначених сумах. Цей документ буде слугувати додатковим підтвердженням понесених витрат та дати їх здійснення.