Так, витрати на утримання НПО показують у річному звіті.

Неприбуткові організації ведуть облік за загальними правилами. Особливості для непідприємницьких товариств, мікропідприємств та малих підприємств –НП(С)БО 25 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0161-00#n15 , зокрема у п. 7. Непідприємницькі товариства, мікро-, малі підприємства можуть використовувати спрощений План рахунків. За бажанням, можна користуватися загальним Планом рахунків бухгалтерського обліку .

Неприбуткові організації при відображенні доходів та витрат використовують метод нарахувань.

Доходи і витрати відображають у бухобліку та фінансовій звітності у момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів. Результати операцій визнаються, коли вони відбуваються, а не тоді, коли отримуються або сплачуються за них кошти чи їх еквіваленти.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.(ч.5 ст.9 Закону 996 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 ).

Таким чином, бухгалтерський облік у неприбуткових організаціях має певні особливості та вимагає дотримання загальновстановлених правил, що відповідають нормам профільного законодавства.

Таке правило діє стосовно витрат НПО: всі витрати повинні здійснюватися строго в рамках статутної діяльності.

Щодо витрат на утримання неприбуткової організації, щоб уникнути неоднозначного трактування оплати таких витрат, потрібно мати:

1. Кошторис доходів та витрат

2. Правильно оформлені документи, що підтверджують необхідність проведення витрат (Положення про оплату праці чи колективний договір, договір оренди, господарські договори, цивільно – правові договори, тощо)

3. Вірно оформлені первинні документи (табель обліку робочого часу, відомість нарахування зарплати, винагороди за ЦПД, акти виконаних робіт, акти списання, тощо)

При цьому, наказ про облікову політику, кошторис (фінансовий план) є обов’язковими основами ведення бухгалтерського обліку НПО.

Наявність кошторису є важливою складовою бухгалтерського обліку. Цей документ має містити співставлення доходів і витрат НПО (джерела надходження, напрями використання отриманих доході з прив’язкою до статутної діяльності). Даний документ підтверджує відсутність розподілу доходу (прибутку) між учасниками та зв’язок доходів і витрат зі статутною діяльністю НПО.

Якщо здійснення витрат, не передбачених кошторисом, аби здійснити такі витрати, необхідно обов’язково внести зміни до кошторису і затвердити їх на загальних зборах чи, принаймні, оформити окремим загальним рішенням зборів. Також у статуті може бути прописано поріг вартості договору для попереднього погодження на загальних зборах.

Таким чином витрати на канцтовари повинні бути передбачені у кошторисі на утримання НПО.

Щодо оформлення списання канцтоварів, якщо НПО потрібно передати канцтовари або інші матеріали зі складу у підрозділ для використання можна застосовувати накладну на внутрішнє переміщення, як зразок може бути й накладна за формою М-11 з обов'язковими реквізитами первинного документа. Форму "розробленої" накладної на внутрішнє переміщення потрібно затвердити наказом керівника.

Після використання отриманих канцтоварів у господарській діяльності за призначенням, зазвичай, в кінці місяця відповідальна особа на використані канцтовари складає Акт на списання, який підписує комісія та затверджує керівник.

Постійнодіюча комісія призначається наказом керівника, зазвичай, терміном на рік.

Згідно із п. 1.4 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів №2 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0002201-07#Text , з метою організації бухгалтерського обліку запасів розпорядчим документом, затвердженим (схваленим) власником (уповноваженим органом), визначаються форми первинних документів, що використовуються для оформлення руху запасів, які непередбачені типовими формами первинного обліку. Отже, це можуть бути документи довільної форми, але такі, що відповідають ознакам первинних документів, встановлених ст. 9 Закону про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text .

Зазвичай, акт на списання канцтоварів складається у довільній формі, при цьому зазначають обов’язкові реквізити первинного документу, найменування, кількість, сума, куди було використано канцтовари.

Можна використати наступні зразки:

Зразок бланку акту на списання https://api.7eminar.ua/documents/download/1527

Зразок наказу на призначенн комісії https://api.7eminar.ua/documents/download/10694

ВАЖЛИВО! Залежно від виду організації можуть бути законодавчо описані додаткові обмеження. Наприклад, для благодійної організації - розмір адміністративних витрат на рік не може перевищувати 20% їхнього річного доходу. Інакше витрати будуть визнані як нецільові, і як результат - втрата статусу неприбутковості.

Таким чином, НПО потрібно подбати про наявність документів, що підтверджують витрати на утримання: договори, рахунки, акти, накладні, платіжки, акти списання.

Більше інформації https://7eminar.ua/events/3642/7883 та https://7eminar.ua/events/3600/7915

Раді допомогти, звертайтесь ще!